Quand vous ou votre organisation prenez la décision de collaborer avec une agence créative dans la réalisation entière ou partielle d’un projet, plusieurs éléments doivent être pris en compte pour assurer un choix stratégique quant à cette dernière. Vous serez rapidement confrontés à une offre impressionnante en termes d’agences d’où l’importance de bien la sélectionner.
Le web regorge d’ailleurs d’agences qui émettent elles-mêmes plusieurs conseils afin de permettre aux futurs clients de s’y retrouver. Au nombre de celles-ci j’ai relevé les recommandations de Boumgraphik, MXO agence totale, Guarana et Sans limite marketing, particulièrement intéressantes et initiatrices de réflexions que vous pourriez facilement approfondir avec les membres de votre équipe.
Bien qu’elles œuvrent dans des secteurs différents, ces 4 agences ont essentiellement le même discours quant au choix d’un bon partenaire dans la réalisation d’un projet de communication.
Il vous faudra également être conscient du budget et du temps dont nous disposons pour la réalisation de votre mandat. Les projets de qualité requièrent habituellement une plus grande préparation et demandent un budget plus important. Quoiqu’il en soi, le défi sera certainement de trouver l’équilibre entre ses trois éléments selon vos besoins et la tolérance au risque que vous pouvez supporter comme gestionnaire de projets.
Le brief ou l’art de passer le flambeau
Quand le choix de votre agence est fait, vous devrez par la suite élaborer votre brief pour mettre entre les mains des experts créatifs la conceptualisation de votre projet. Lors de la conception de celui-ci et de la préparation de votre rencontre de kick off, garder en tête que vous devez permettre à votre agence de comprendre où vous en êtes et quels sont les objectifs. De mon côté, j’aime bien à cette étape exprimer ce que je souhaiterais pour mon projet si on me donnait une baguette magique. Cela me permet d’exprimer clairement où je souhaite me rendre et quelles sont mes attentes.
L’idée ici n’est pas de lui indiquer COMMENT y arriver, sinon pourquoi l’engagez-vous ? Vous devez plutôt vous concentrer à rester dans les faits en lui indiquant comment votre organisation ou votre service de communication en est arrivé ou vous l’êtes aujourd’hui au moyen de données qualitatives et quantitatives telles que des statistiques, des études comparatives, des résultats de projets, des bilans de groupes de discussion, etc. Si vous avez déjà des campagnes en cours, des orientations d’implantées pour la ou les prochaines années c’est également le moment de les partager.
Par la suite, vous devez faire état des gens à qui vous souhaitez vous adresser. Ce que vous voulez communiquer n’aura de sens que si vous souhaitez le faire dans un objectif précis en fonction du public avec qui vous souhaitez interagir. Quand la conceptualisation d’où vous souhaitez aller est claire pour vous et votre agence et que vous vous êtes assurés qu’elle comprend réellement ce que vous désirez, il vous restera à dresser votre budget, vos échéanciers, vos attentes en termes d’exigences et finalement les contraintes que vous vivez afin de permettre à vos collaborateurs de bien comprendre votre réalité.
La réussite de la collaboration entre l’agence créative et votre organisation réside essentiellement dans la qualité des échanges communicationnels entre les deux parties. Il vous faudra vous assurer de bien raconter votre histoire, mais surtout quelle soit bien comprise. Permettez à votre agence au cours de la première rencontre d’approfondir la conversation, de développer sur vos réponses et de reformuler selon sa compréhension, le fil de votre histoire. Le succès de votre projet repose davantage sur vos attentes et celle de votre organisation que sur le projet en soi. Permettez-vous de vous laisser comprendre et vous éviterez des déceptions et en serez que plus éblouis.
*** Pour aller plus loin sur le concept de l’externalisation : Décision et gestion de l’externalisation par Barthélemy J. et Donada C.
Gestion de projets en communication 
Effectivement, je pense qu’une bonne collaboration commence par une première rencontre de qualité. Savoir expliquer la situation de son entreprise sans essayer de dire à l’agence quoi faire est tellement important. Après tout, on l’embauche car on lui fait confiance! Toute personne qui travaille en entreprise devrait suivre une formation pour bien travailler avec les agences, selon moi.
Je suis totalement d’accord avec ton commentaire, Geneviève. Toute personne qui travaille en entreprise devrait suivre une formation pour mieux connaître les méthodes de travail des agences. Article très inspirant! Merci!
En contrepartie, sans vouloir généraliser, certaines agences gagneraient aussi à suivre une formation pour mieux comprendre leurs clients! J’ai été témoin de plusieurs déceptions de la part d’entreprises qui, en plus de mal comprendre les métrhodes de travail des agences, se sont senties mal comprises dans les mandats confiés à ces agences.
C’est au client à exprimer ses besoins et il ne peut pas s’attendre à ce que l’agence « lise entre les lignes » continuellement… mais c’est à l’agence de s’assurer de vulgariser et de faire comprendre au client son champ d’expertise. Par la suite, la liste des inclusions mais surtout des exclusions des livrables clarifie bien des choses.
C’est vrai que la réussite de la collaboration entre agence et organisation est très grande partie liée à la qualité de la communication entre les deux partis. Il faut trouver des partenaires qui parlent le même langage et avec qui le courant passe ! Ce n’est pas juste une question de réputation et de vision.
Merci pour vos réflexions ! N’ayant évolué en agence de relations publiques que quelques mois au tout début de ma carrière, j’ai essentiellement travaillé du côté client. Pour ces raisons, j’abonde dans le même sens que Marie-Hélène. Les agences ont un grand rôle dans leur écoute et leur compréhension des réalités de leur client. Je me suis permise la rédaction de cet article pour nous sensibiliser à la compréhension commune de part et d’autre des réalités des deux parties. L’agence pour le client et le client pour l’agence. Je crois que nous avons chacun notre part de responsabilité dans l’évolution d’un mandat conjoint.