Wiki d’entreprise: comment optimiser votre gestion de contenu

 

Qui n’a pas déjà consulté l’encyclopédie collaborative en ligne Wikipédia? Imaginez exploiter les possibilités d’un tel outil, dans un cadre professionnel. Interface intuitive, espace de collaboration, partage de l’information; ce ne sont là que quelques-uns des avantages que vous propose le Wiki d’entreprise.

 

Saisissez les opportunités

• Centralisation de l’information

Essentiellement, un Wiki d’entreprise se veut une base de connaissance sur des sujets précis. Que ce soit du contenu relatif à des produits, des services ou des processus, l’information est accessible de tous et présente un contenu d’actualité. Si l’information est le pouvoir, le Wiki d’entreprise permet indéniablement de démocratiser celle-ci. De plus, le contenu survit aux mouvements de personnel, favorisant un fil conducteur dans un même dossier.

• En mode créatif

Au-delà de sa forme encyclopédique, cet outil permet aussi aux contributeurs de favoriser les échanges et les discussions sur des sujets précis. Lancez quelques idées, déposez-y un premier jet et invitez vos collègues à venir commenter ou bonifier vos propositions. Les séances de remue-méninges peuvent désormais se tenir de manière électronique, ce qui donne plus de temps aux bonnes idées d’émerger et de rebondir.

• Pour un discours cohérent

En matière d’affaires publiques, l’importance de livrer un message clair et univoque est assurément soutenue par un Wiki d’entreprise. Les enjeux, les questions-réponses, les lignes de presse, ainsi que les résultats des entrevues accordées peuvent être regroupés, afin d’alimenter tous les intervenants qu’ils soient relationnistes, modérateurs de réseaux sociaux, représentants du service à la clientèle ou haut placé susceptible de se faire questionner sur la place publique. Le Wiki peut alors devenir un carrefour incroyable, lors d’une gestion de crise. Créez-y votre war room numérique!

• En contexte de gestion de projet

On peut aussi y créer la mémoire d’un projet en colligeant objectifs et lignes directrices, procédures et processus, comptes rendus de réunion, orientation, décisions prises, actions à prendre, etc. Que ce soit pour tirer profit des bonnes pratiques à implanter dans un projet futur ou faciliter l’intégration d’un nouvel employé dans l’équipe, le Wiki facilite la réflexion sur l’esprit du projet.

• Aspects techniques

Un corporate Wiki se présente sous forme d’interface Web ne nécessitant aucune installation, ni d’aptitudes particulières. En rendant l’information disponible à tous les acteurs d’un projet, cet instrument permet de minimiser les envois par courriels et élimine la sauvegarde sur votre serveur de multiples versions d’un même document. La recherche et la consultation n’en sont que facilitées. Par ailleurs, plusieurs niveaux d’autorisation sont possibles, ce qui vous permet de déterminer qui dans l’équipe peut éditer du contenu, le consulter ou le commenter.

Éviter les pièges!

• Visez une cible précise

Très simple d’utilisation et malléable, le Wiki a le défaut de ses qualités : puisqu’il se présente comme une page vierge, il faut bien définir son objectif (et le faire connaitre à tous les collaborateurs!) pour maximiser la pertinence et l’efficacité de son utilisation. Dans le cas contraire, vous n’obtiendrez pas l’essence de ce que vous vouliez y voir colliger ou foisonner. De plus, les employés impliqués y verront une tâche supplémentaire inutile et contraignante, sans arriver à tirer profit de ses possibilités.

• Le démarrage et les réflexes

Partir de zéro représente tout un défi. Il faut vraiment se donner la peine. Ces efforts seront toutefois récompensés. La mise en place d’un Wiki représente un projet à lui seul qui peut nécessiter de mobiliser une ressource pendant une certaine période de temps, selon l’envergure que vous souhaitez lui donner. Par la suite, les membres de l’équipe devront développer le réflexe de faire vivre la plateforme, de l’intégrer dans leur quotidien. Faites-en une tâche incontournable dans chaque livrable, référez-y le plus souvent possible et utilisez-le en groupe, lors des rencontres de travail. C’est dans son usage qu’on trouvera le sens.

• Un contenu toujours d’actualité

Le principal défi que pose l’usage d’une telle plateforme réside dans l’évitement de l’obsolescence. En effet, les contributeurs doivent s’assurer d’entretenir le contenu qu’ils génèrent, sans quoi l’encyclopédie professionnelle devient aussitôt désuète et donc indigne d’intérêt. S’en suit un cercle vicieux dans lequel la consultation des données nécessite une validation lourde et où les générateurs de contenu finissent par ne plus voir la pertinence d’éditer du contenu, puisque personne ne semble l’utiliser. C’est donc un piège à éviter à tout prix, pour assurer la survie et la pertinence de l’outil. Il convient donc de prévoir des mécanismes de vigie et de mise à jour du contenu pour assurer sa fiabilité.

• L’uniformité

Lors de l’implantation d’une telle interface de gestion de l’information, certains employés auront de l’initiative et démontreront de l’enthousiasme, alors que d’autres seront intimidés et ne sauront pas par où commencer. S’en suivra un décalage dans la qualité de l’information, sa structure et sa présentation. Ce clivage peut être évité en créant des modèles, des structures types et des listes de questions à se poser.

En conclusion

Peu importe la taille de votre entreprise ou de votre équipe, la centralisation des données et la collaboration que permet le Wiki offrent des avantages et des opportunités indéniables. Ses possibilités sont infinies, modulables selon les besoins et les objectifs.

Et vous, comment pensez-vous que ce type de plateforme pourrait favoriser la synergie de votre équipe?

 

Références :

https://www.exoplatform.com/blog/fr/2016/09/21/quatre-facons-dutiliser-un-wiki-dentreprise

https://fr.wikipedia.org/wiki/Wiki_d%27entreprise

http://www.dailymotion.com/video/x50kyx

http://blog.websourcing.fr/infographie-knowledge-management-dans-lentreprise-2-0/

http://www.commentcamarche.com/faq/9699-le-wiki-en-entreprise