La gestion de projet n’est jamais tâche facile. Par contre, lorsque notre équipe de communication se résume à un employé et un bénévole, et que le budget oscille dangereusement proche du zéro, le tout peut sembler impossible : bienvenue dans le monde des organismes sans but lucratif (OSBL) ! Le manque de budget et de ressources, bien qu’embêtant, n’est à aucun cas un frein à la réalisation de projet. En effet, il peut être moteur de créativité, de nouvelles façons de penser et de manière innovante de faire les choses.
Les réflexes essentiel
Savoir motiver ses troupes – D’ordre général, la motivation première des employés d’un OSBL n’est pas l’argent : la plupart se trouvent plutôt interpelés par la mission de l’organisme. Ainsi, il est crucial de garder ses membres motivés, plus particulièrement par période de vaches maigres. Ainsi, il faut savoir communiquer à son équipe les objectifs de l’organisme et faire en sorte que tous s’y rallient pour les atteindre. Par exemple, lors de votre campagne de financement, l’affichage dans le bureau de simples baromètres de succès (le classique thermomètre qui se grimpe à l’approche de l’objectif) est une solution simple et économique pour assurer une équipe unie et engagée dans l’accomplissement des buts de l’organisme.
La récupération – Comme chaque sou compte, le recyclage devient souvent un allié précieux : on ne parle pas ici de mettre ses papiers dans un bac bleu, mais plutôt d’évaluer l’importance et le potentiel de réutilisation de ressources matérielles. En effet, vous pouvez penser que de dépenser 500$ pour une bannière qui cadrera avec la thématique d’un événement permettra de bien établir la présence de votre organisme. Par contre, le tout sera à refaire lorsqu’un autre événement se présentera. Investissez plutôt dans une bannière générale à l’image de votre organisme qui pourra être réutilisée dans d’autres contextes.
Créer un capital affectif – Ce n’est pas un secret, la publicité coûte cher. Très cher. Malgré les tarifs préférentiels accordés aux OSBL, nombre d’entre eux ne peuvent se le permettre. C’est pourquoi il est essentiel de bâtir de bonnes relations avec des partenaires stratégiques : un journaliste ayant la mission d’un organisme à cœur se fera une joie de couvrir ses activités et un ordre professionnel qui soutient un organisme œuvrant dans son milieu sera plus enclin à en faire la promotion sur ses plateformes souvent gratuitement. Ses partenaires sont essentiels, car ils permettent un bouche-à-oreille non négligeable et une couverture privilégiée à moindre coût.
S’armer des bons outils
Pourquoi payer pour ce qu’on peut avoir gratuitement ? La clé d’une bonne gestion dans un OSBL est de connaître les outils offerts gratuitement et qui aideront, même indirectement, au succès de la mission de l’organisme. En voici trois qui sont peuvent remplacer des solutions parfois bien coûteuses :
Google Drive – Incontournable de l’organisation, ce système de stockage en ligne permet de créer plus de 20 types de documents, de les éditer, de les partager et de les commenter. Un outil parfait pour la gestion interne des dossiers.
SalesForce – Avec son nouveau forfait pour OSBL, SalesForce est un impératif. L’outil est en effet conçu pour connecter toutes les parties prenantes d’un organisme : dirigeants, CA, employés, bénévoles, partenaires, etc. Une fois tous les intéressés réunis sur la même plateforme, les communications deviennent plus efficaces, la recherche de ressources plus facile et la communauté entourant l’organisme se retrouve plus impliquée.
MailChimp – Cette plateforme de marketing par courriel permet jusqu’à 12 000 envois par mois vers 2000 abonnés gratuitement. Le système est notamment idéal pour l’envoi régulier d’une infolettre à vos partenaires corporatifs ou à vos abonnés du grand public.
SOURCES :
http://sourceosbl.ca/gestion-dun-organisme
http://www.rideau-inc.qc.ca/documents/Doc_La_gestion_strate%CC%81gique.pdf
https://www.tek-kit.com/5-services-gratuits-pour-booster-votre-obnl/
http://www.salesforce.org/nonprofit/
Gestion de projets en communication 
Travailler pour une OSBL demande souvent de faire appel à sa créativité pour trouver des solutions gratuites et faciles d’utilisation lors des projets. Par exemple, on peut troquer publicité pour relations publiques en utilisant la technique adéquate.
Sur le site d’Infopresse, Brigitte Lemay de Hill+Knowlton Stratégies dévoile des trucs efficaces pour bien gérer les communications au sein d’un OSBL. Vous trouverez son article ici: http://www.infopresse.com/opinion/brigitte-lemay/2016/5/9/obnl-pour-des-communications-tres-lucratives
Excellent article énumérant des moyens peu coûteux tout en ayant le maximum d’impact! Le partenariat avec des agences lors d’événements de levée de fonds (par exemple le Défi 28 jours de la Fondation Jean Lapointe) permet également d’avoir la maximum d’impact ou de créer des visuels, vidéos, etc. à moindre coût, mais qui pourront être réutilisés le restant de l’année.
Aussi, le liste d’outils énumérés tels que Google Drive, MailChimp, etc. peut également être utile pour des entreprises avec des plus petit budget ou des start-up. Sans oublié Trello!