La montagne, le doute et la balance

Le démarrage d’un nouveau projet est une étape stressante, remplie d’incertitudes et d’une panoplie d’autres questions, spécialement pour les nouveaux gestionnaires de projets ou lorsqu’arrivent des projets de nature différente de ceux auxquels nous avons l’habitude d’être confrontés.

Au cours des dernières années, j’ai vécu l’expérience et inévitablement, le dénouement a été le même : les semaines ont passées et ce qui semblait être insurmontable au départ a fini par rentrer dans l’ordre en partie de lui-même et en partie grâce aux compétences des membres de toute l’équipe, moi y compris. De là l’importance de bien comprendre et définir toutes les étapes du projet, ses acteurs et de garder en tête quelques conseils comme ceux de Topper Long dans son livre Gullible’s Travels : Leadership Lessons for Your Journey Through Life’s Jungle.

Depuis quelques temps, je travaille sur un projet de revitalisation d’un produit embouteillé. Le projet, très brièvement, consiste à modifier le format de 2 des bouteilles actuellement sur le marché, en garder 4 tels quels, modifier la formulation du produit lui-même pour réduire la teneur en sucre, revoir toute l’image de la marque, coordonner la transition des produits en magasin et aligner le tout avec la campagne de publicité venant supporter cette révision majeure .  Le travail semble colossal. Il est colossal. 

Par où commence-t-on, qui fait quoi, quand sera-t-on prêts, qui va payer pour tout ça? Et si on a des retards? Comment fait-on pour savoir combien de temps allouer à l’ingénierie? Et aux Achats? Quel est l’impact sur la ligne de production? Changer des ‘starwheels’, me dit un membre de l’équipe, 12 semaines pour préparer l’équipement et 10K $ l’unité, me dit un autre. Des quoi? Je suis formée en administration des affaires, loin de l’ingénierie ou de la mécanique industrielle. Et la nouvelle recette qui n’est peut-être pas approuvée par Santé Canada dû à la présence d’un certain ingrédient… intéressant.  À quoi sert cet ingrédient dans mon produit? J’aurais, en plus d’un rapide cours d’ingénieur 101, besoin de 2 ou 3 leçons de chimie alimentaire.  En plus de toutes les lois qui viennent normaliser l’étiquetage actuelle au Canada : Grosseur des caractères, couleurs, obligations de déclarer les ingrédients, emplacement, etc.  Sans compter le département des ventes qui a des demandes spécifiques pratiquement impossibles à réaliser. Le bonheur.

Quelques mois plus tard, le projet va bon train et n’accuse pas, jusqu’ici, de retard important.  La peur, l’inquiétude, la nervosité, le doute qui me sciait l’estomac au début du processus de planification est encore légèrement présent aujourd’hui mais il l’est pour me rappeler divers aspects primordiaux de la gestion de projet. 

Tout d’abord, en début de projet, tout semble pêle-mêle, désorganisé.  On doit prendre le temps de bien s’y attarder et mettre de l’ordre dans tout ce qui doit être fait, de dresser le portrait de toutes les personnes qui doivent ou non être impliquées, quand et à quel niveau. Ensuite, il est important de s’entourer des meilleures personnes possibles, celles qui contribueront au succès du projet en apportant leur expertise personnel, leurs compétences, qui fera en sorte que de votre côté, non seulement vous n’avez pas à tout connaître mais vous apprendrez de ces derniers. Finalement, une gestion régulière et serrée de l’avancement du projet est essentielle afin de ne pas ‘échapper’ d’information ou d’événements qui pourraient avoir des conséquences sur le résultat final.  Il est aussi important de ne pas hésiter à faire appel à des instances particulières pour adresser certains aspects plus délicats. Si l’aide d’un plus haut placé est nécessaire, elle est nécessaire. Les moyens de communication sont aussi très importants. Les courriels de mise à jour, c’est bien mais lorsque des réponses sont attendues et qu’elles n’arrivent pas, le coup de téléphone a déjà fait ses preuves. 

Ici viennent s’ajouter les leçons de M. Long sur l’art de balancer les 4 P : Perfection – Progress – Pulling Together – Positive Attitude.

Perfection : Le but est d’atteindre la perfection dans tout ce que l’on entreprend parce que tout ce qui mérite d’être fait, mérite d’être bien fait et qu’il est démontré que le résultat final est toujours un niveau plus bas que ce que nous avions préalablement désiré;

Pulling Together : Esprit d’équipe; partage d’idées, tirer le meilleur des compétences de chacun, avoir confiance aux autres, traiter les gens comme des personnes humaines puisque nous sommes touts des personnes humaines(!);

Progress : Se concentrer sur les actions à venir, apprendre des erreurs passées,  viser le succès futur;

Positive Attitude : Trouver les points positifs dans toutes les situations, dégager du positif même si on ne le ressent pas nécessairement et ce sentiment se propagera à toute l’équipe.

En conclusion, non, ce n’est pas de tout repos démarrer un nouveau projet mais l’important est de garder une vision globale, de savoir bien s’entourer, de garder le sourire, d’avoir confiance et… de respirer par le nez!

* Gullible’s Travels – Leadership Lessons for Your Journey Through Life’s Jungle, Topper Long, 2008, CornerStone Leadsership Institute.