Coordonner, gérer, organiser, planifier, que de verbe pour diviser le temps que nous disposons pour accomplir les différentes tâches de notre vie. Et y parvenir sans se casser la tête relève d’un exploit. Qu’il s’agisse d’organiser un voyage, un évènement, une session d’étude ou même gérer son quotidien familial, le succès de ces projets tient d’une planification efficace tenant compte de toutes les tâches et jalons nécessaires à leur déroulement. Le tableau de Gantt devient une bonne option visuelle de la gestion du temps et des activités.
Pour ma part, j’utilise Gantt dans la gestion de ma session d’étude universitaire (ou pour la gestion du stress, c’est au choix). Je découpe le tableau selon les cours dans lesquels je suis inscrite et les seize semaines de la session. Puisque chaque cours possède son propre plan de cours avec les dates de remise de travaux et d’examens, il devient facile de positionner les différents jalons de la session. Voici à quoi ressemble ma session d’hiver 2012 :
Le tableau de Gantt représente un bon outil pour les gestionnaires de projet pour plusieurs raisons : il permet
- de prioriser des tâches
- d’établir et de respecter un échéancier
- de diviser les tâches entre les personnes concernées au projet
- de voir l’évolution du projet dans le temps
- de faire des évaluations pendant l’avancement du projet
Par exemple, lors d’un projet, le tableau de Gantt pourrait se diviser ainsi :
Je me souviens particulièrement d’un emploi d’été à la mairie de Verchères où j’ai travaillée à titre d’assistante aux communications. Ma patronne, qui organisait tous les évènements à Verchères, m’a demandé de lui créer un tableau qui lui permettrait de voir toutes les tâches reliées à l’organisation des évènements en fonction des cinquante-deux semaines de l’année. Ce n’est que maintenant que je me rends compte que le tableau gigantesque que j’ai réalisé est en fait un tableau de Gantt (je le jure, ce tableau prenait tout un pan de mur de son petit bureau). J’ai eu accès à tous les dossiers des évènements de Verchères. Le plus gros du travail à été de démêler les différentes étapes d’organisation des évènements et de leur attribuer une priorité entre eux et dans le temps. Bien souvent, il arrivait que des tâches de différents projets se chevauchent. C’est surtout dû au fait que la majorité des évènements qui se tiennent dans mon village se déroulent durant la saison estivale. Bref, ça été un beau défi (et casse-tête) de créer ce tableau. Je sais qu’il lui sera utile encore longtemps.
Et vous, dans quel contexte avez-vous utiliser Gantt?
Gestion de projets en communication 
Bien pratique cet article! Je vais l’essayer pour m’aider à coordonner tous mes contrats de pigiste, entremêlés de mes entrevues, de mes réunions et de mes heures de coaching et de l’organisation de mon prochaine déménagement et je te tiens au courant!
Pour les gens qui ont plus de facilité à comprendre et gérer leur temps de façon visuel, c’est un très bon outil de gestion de temps.
Il t’es aussi possible de remanier le tableau de semaine en semaine pour mieux suivre l’évolution de tes projets.
Je suis sûre qu’il te sera d’une grande aide.
Ce qui est intéressant avec Gantt, c’est d’avoir une sorte d’image du projet à chaque étape. On peut, pour chaque activité, voir le pourcentage de réalisation à une date spécifique. Ce qui permet de prendre des mesures de correction en fonction de la relation de dépendance entre différentes activités. C’est un bon outil de suivi en gestion de projets en communication.
Gantt, lorsque bien utilisé, donne un sentiment de contrôle au gestionnaire de projets. Bien utilisé, un tableau Gantt peut grandement contribuer à la bonne réalisation d’un projet en communication.
En effet, le tableau de Gantt peut nous seconder autant au boulot qu’à la maison. Étant très facile à utiliser, tous peuvent tirer profit de son utilisation. Comme tu l’as souligné, Gantt se démarque par son aspect visuel. Il permet, en un simple coup d’oeil, de bien saisir les différents jalons de notre projet en ayant une vue d’ensemble de celui-ci. Il s’agit définitivement d’un outil incontournable pour les petits et les gros projets.
Je suis tout à fait d’accord: que ce soit pour des projets professionnels ou personnels, on a besoin d’avoir une vue d’ensemble pour bien organiser notre temps et savoir gérer nos priorités. Gantt permet de répertorier les tâches nécessaires, de les attribuer efficacement et de situer les différents jalons. Si vous voulez tester cette méthode de gestion, j’ai découvert, il y a quelque temps un outil qui m’est fort utile: Smartsheet. En quelques minutes, on peut élaborer notre propre tableau de Gantt, de façon très complète. On peut même partager l’accès à nos collaborateurs. Très simple d’utilisation, cet outil nous permet de gagner beaucoup de temps et de faciliter notre planification. Il est gratuit pour une période d’essai de 30 jours, mais il faudra payer pour le conserver plus longtemps. Essayez-le!
https://www.smartsheet.com/
Merci de ton commentaire Nathalie. Connais-tu d’autres outils Web de charte de Gantt qui serait gratuit?
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Cet article a été rédigé dans le cadre du cours universitaire Gestion de projets en communication. Il traite particulièrement du tableau de Gantt, un outil de gestion de temps utilisé par des gestionnaires et des chargés de projets.