Dans une organisation, la gestion des médias sociaux peut causer bien de maux de tête : planifier le contenu, rédiger des publications, créer des publicités, interagir avec la communauté, veiller à l’actualité ainsi qu’analyser les résultats constituent les tâches quotidiennes de tous responsables des médias sociaux. Toutefois, lorsque la gestion des plateformes rime avec travail d’équipe, il est primordial d’établir une excellente communication ainsi qu’un plan d’action précis.
L’union fait la force
Pourquoi utilisons-nous Facebook, Twitter, Instagram, YouTube, Linkedin et Pinterest? Qu’est-ce que nous cherchons à obtenir exactement avec cette stratégie de communication? Lorsque vous aurez répondu à ces questions et que vous aurez bien défini ce que vous désirez atteindre, il sera plus facile pour votre équipe et vous d’orienter vos stratégies et de choisir les meilleurs médias sociaux qui correspondront à vos besoins.
Comme dans la gestion d’un projet, il est important d’établir nos objectifs médias sociaux selon un échéancier précis, les moyens de mesures, les contraintes ainsi que le budget disponible pour y parvenir. Une rencontre d’équipe s’impose donc dès la présence initiale de votre organisation sur les médias sociaux. Ensuite, des rencontres ponctuelles pourraient être planifiées afin de définir ensemble les stratégies des prochaines semaines. Dans ces rendez-vous, toute l’équipe sera amenée à apporter sa créativité afin de rendre votre présence sur les médias sociaux davantage marquante. Des techniques de remue-méninges seront évidemment à mettre de l’avant pour être le plus créatif possible.
À chacun son chapeau
Au sein d’une équipe, il est intéressant d’attribuer les rôles de chacun selon leurs forces. Tel que le conseille l’entreprise Cision, chef de file mondial des fournisseurs de logiciels en intelligence médiatique, pour la gestion des médias sociaux en équipe : « Assignez des permissions et des droits à votre équipe, assignez leur des tâches afin de professionnaliser vos process réseaux sociaux.» Lors de la rencontre de départ, définissez donc qui sera responsable de répondre aux questions de la communauté, qui mesurera les résultats de la campagne et qui veillera à l’actualité de votre domaine. De cette façon, les malentendus seront moindres et l’expérience de vos abonnés des plus agréables.
Bien s’outiller
Partager un calendrier de éditorial via Outlook, le calendrier Apple ou tous autres outils vous permettra d’avoir un suivi sur les publications à venir ainsi que les évènements à surveiller. Ce calendrier devra être consultable et modifiable par tous les membres de l’équipe. Cet endroit devra être utilisé également afin de noter des idées. Idéalement, la gestionnaire des médias sociaux principale devra présenter le calendrier mensuel de contenu, accompagné de la liste des tâches, à l’avance à ses collègues afin que tous connaissent leurs responsabilités.
Aujourd’hui, de nombreux outils facilitent heureusement la vie des gestionnaires de communauté. Parmi eux, Hootsuite est souvent le favori des professionnels. Non seulement il permet de gérer plusieurs médias sociaux au même endroit, de programmer des publications et de suivre l’actualité, mais il offre aussi la possibilité de le faire en équipe. Sous cette plateforme, vous pouvez partager le même outil avec les membres de votre organisation et leur assigner des permissions selon les rôles définis.
Résumons le tout:
- Former l’équipe
- Définir les objectifs à atteindre
- Attribuer les rôles au sein de l’équipe
- User de remue-méninges pour créer des stratégies efficaces
- Planifier et créer le contenu avec un calendrier éditorial partagé
- Gérer les médias sociaux efficacement en équipe à l’aide d’outils tels qu’Hootsuite
Références:
- http://www.redactrice-web.ma/decouvrez-hootsuite-outil-indispensable-de-gestion-des-reseaux-sociaux/
- http://www.pme-web.com/top-des-5-meilleurs-outils-gratuits-de-gestion-des-medias-sociaux/
- http://www.cision.com/fr/logiciel-reseaux-sociaux/engagement-sur-les-reseaux-sociaux/organisation-et-travail-dequipe-sur-les-reseaux-sociaux/
- http://fr.slideshare.net/flyconseils/les-medias-sociaux-au-service-des-commerces-de-destination
- http://ensuitemedia.com/fr/4-conseils-pour-une-gestion-de-medias-sociaux-efficace/
Rédigé par: Geneviève St-Germain
Gestion de projets en communication 
Après avoir lu l’article, ça semble facile de gérer les diverses plateformes à plusieurs! J’aime bien l’approche d’organisation proposée. Par contre, pour certains, il peut être difficile de résister à la tentation de répondre aux messages et commentaires par exemple. Personnellement, c’est un enjeu que j’ai rencontré dans le cadre de mon travail.
J’ajouterai deux choses. Tout d’abord, il est primordial de se concerter en équipe afin de définir dans quel cas on répond à un commentaire, dans quel cas on engage une conversation en privé, dans quel cas on détruit le commentaire, etc. Il faut que tous les intervenants soient sur la même longueur d’onde, même si une seule et même personne a comme rôle de gérer les commentaires. On ne sait jamais quand notre responsable lèvera les pattes, vaut mieux prévenir que guérir.
Deuxièmement, j’ajouterai que dans le calendrier éditorial il serait intéressant d’ajouter une colonne de suivi afin que nos autres collègues sachent que l’on a programmé telle ou telle publication. Hootsuite, bien qu’intéressant dans son interface, je ne voudrais pas à avoir à descendre toute la liste des publications programmées pour trouver ce que je cherche. Un coup d’oeil d’ensemble dans le calendrier éditorial est selon moi, beaucoup plus efficace.
Une bonne gestion des médias sociaux peut définitivement avoir un impact concret sur la réussite d’une entreprise. Faire cette gestion à plusieurs têtes représente un défi de grande taille! Il est intéressant de lire les solutions que tu proposes dans ton article. J’aime particulièrement le calendrier éditorial, qui est interactif. Par contre, j’appuie Véronique Pelletier par rapport à l’ajout d’une colonne de suivi afin de mieux contrôler les publications.
Merci pour cet article. En tant que seule gestionnaire de notre communauté au bureau, tu m’as donné le goût d’impliquer d’autres collègues. Et surtout, de bonnes pistes de réflexion pour l’instaurer.