Les réunions virtuelles par vidéoconférence gagnent en popularité, mais leur efficacité est critiquée. On remarque une perte d’intérêt et de productivité causés entre autres par un manque de communication interpersonnelle (expression faciale, ton de voix, gestes coverbaux) chez les participants. L’article sera consacré à l’optimisation de ces rencontres virtuelles.
Renforcer la cohésion d’équipe
Les activités de consolidation d’équipe prennent une importance cruciale dans ce contexte puisqu’aucune conversation dite décontractée ne peut se faire avant la rencontre près de la machine à café ou dans le corridor. Bien que de telles interactions peuvent sembler banales et inutiles, leur impact est significatif sur la performance de l’équipe autant dans la confiance entre membres que dans l’augmentation de la cohésion entre tous. Voici deux exemples d’activité pouvant être faits virtuellement pour briser la glace et enrichir la relation :
- Chaque collègue partage une photo au groupe en racontant une anecdote
- Chaque collègue envoie un fait amusant sur lui à l’animateur et au début de la réunion, tout le monde tente d’associer les faits aux bonnes personnes.
Garder un intérêt chez les participants
Voici quelques conseils pour maintenir l’attention des participants :
- Il est important de supporter ses propos avec beaucoup de visuel dans la présentation due à l’absence des communications « face à face ».
- Il est préférable de donner une courte pause toutes les 30 minutes. De plus, chacun des segments doit aborder 1 à 2 sujets au maximum.
- Il faut limiter les mouvements, car une gestuelle excessive ou trop brusque entraine une perte de qualité visuelle de l’image et donc, une déconcentration.
- Il est préférable d’éviter les vêtements rayés, car ils se diffusent médiocrement et peuvent causer des migraines.
- Il est important de fixer du regard la caméra pour établir une connexion avec les participants virtuels.
- Il est fortement suggéré que l’animateur choisit de poser des questions aléatoirement à ses collègues pour encourager la concentration des participants qui veulent éviter d’être pris au dépourvu.
Encourager l’interaction
Lors d’une réunion virtuelle, les participants ne peuvent voir les hochements de tête de leurs collègues, entendre les commentaires dit en chuchotements et ne savent pas quand c’est à leur tour de parler. Il est donc important d’inciter l’interaction et d’animer les conversations. Un délai de 2 à 3 secondes causé par les systèmes de communications oblige l’animateur de la réunion à prendre plusieurs pauses dans le but de laisser ses pairs poser des questions. Dans le cadre d’une vidéoconférence, il faut éviter d’encourager la participation avec des phrases ouvertes comme « Est-ce que tout le monde est d’accord ». L’animateur peut décider de faire un tour de table en allouant un temps à chaque collègue pour qu’il partage leur commentaire. Lorsqu’un pair parle, on suggère de lever la main, de dire « question » ou « commentaire » et d’attendre d’avoir le droit de parole pour éviter un dédoublement de voix.
Le partage d’écran et le clavardage en ligne sont également des outils à prioriser pour augmenter l’efficacité des vidéoconférences. Des entreprises comme Imeet proposent une large gamme de solutions pour contrer les faiblesses des vidéoconférences.
Pour plus d’informations,
5 trucs pour une réunion virtuelle
Optimiser les réunions virtuelles
Gestion de projets en communication 
Je trouve ton sujet très intéressant car n’y étant jamais été confrontée je n’aurais pas pensé à ce genre de problème. Par contre n’y a t-il pas une différence entre les vidéoconférences : de deux grands groupes à deux endroits différents et celle où chacun des interlocuteurs est à un endroit différent ? N’y a t-il pas aussi une différence à faire entre des interlocuteurs qui se connaissent très bien mais dispersés pour un temps et une entreprise qui a plusieurs sites et dont les équipes ne se connaissent pas très bien. Dans tous les cas, les solutions que tu avancent me semblent pertinentes mais peut-être à adapter en fonction des cas. Bel article !
Le sujet est attrayant et original. Tu décris bien la démarche pour renforcer la cohésion de l’équipe et tes conseils sur l’interaction sont relativement pertinents. Les solutions que tu proposes sont adaptées à l’environnement virtuel.
Article intéressant !
J’ai bien aimé ton article ! Tu amènes différents trucs pour optimiser les réunions par vidéoconférences. Les différentes étapes/astuces que tu élabores offrent un guide de pratiques pertinent pour toute personne/entreprise intéressée par ce ce type d’exercice dans un cadre professionnel.
Il est très intéressant de vouloir intégrer de telles technologies dans les réunions d’équipe. De plus, comme il est parfois difficile de trouver un temps où tous les membres sont disponibles pour une réunion au même endroit, l’option de le faire à distance est parfaite. Merci pour les trucs et la pertinence de l’explication de cette alternative.
Ton article offre des conseils très intéressants! Lors d’une expérience de travail dans une entreprise internationale, j’ai été confronté aux nombreuse réunions par vidéoconférences avec des partenaires situés à des milliers de kilomètres. Il est donc vrai que la vidéoconférence offre moins d’opportunités de connaître les membres de l’équipe de projet et occasionne bien souvent une relation plus froide. J’ai donc particulièrement aimé les exemples que tu offres afin d’améliorer la cohésion de l’équipe, à essayer!
Les réunions par vidéoconférences ont changé, pour le mieux, les méthodes de communications de plusieurs multinationales. J’ai trouvé ton article très intéressant puisque tu as vu l’opportunité de perfectionner cette technologie relativement jeune en proposant des solutions concrètes. Par exemple, tu as proposé différentes façons de stimuler l’interaction pour minimiser la perte d’attention qui arrive plus souvent qu’autrement dans un contexte de vidéoconférence.