Lorsque l’on est mis en charge ou même lorsque l’on fait partie intégrante d’un projet, il est essentiel d’établir une liste des imprévus possibles ainsi que des solutions à envisager pour répondre à ces situations impondérables. Avec une bonne préparation, certaines équipes de projet s’en sortiront très bien, alors que d’autres, moins bien préparées, galéreront pour enrayer les imprévus
Anticipation, réaction, stress et action
Personnellement, j’ai eu la chance d’organiser différents colloques pour l’Université de Sherbrooke. Grâce à ces expériences, j’ai compris combien la planification des imprévus est essentielle dans tout projet.
En novembre 2010, j’ai eu la grande chance de me faire proposer d’organiser un colloque en lien avec la tenue de la Journée internationale de la femme. Ne pouvant refuser cette offre, je me lançais, pour les 4 mois suivants, dans l’organisation de cet événement qui devait avoir lieu le 9 mars 2011. J’étais loin de me douter de la charge de travail qui m’attendait et des imprévus que j’allais devoir confronter.
Quelques jours avant le congé des Fêtes, j’avais déjà quatre invités de confirmés. J’étais très satisfaite de la tournure des événements. L’organisation du colloque allait rondement, j’étais en avance. Bref, tout était sous contrôle (par expérience, lorsque tout va trop bien, posez-vous des questions…).
Quelques jours après la période des Fêtes, je reçois, coup sur coup, deux appels absolument imprévisibles voir inimaginables. Les attachés politiques de Madame Yolande James et Madame Céline Hervieux-Payette, m’informent de l’intérêt que celles-ci portent à mon colloque et de leur désir d’y participer. J’étais littéralement sous le choc! J’étais déjà très satisfaite des invités qui avaient confirmé leur présence. Je n’en revenais tout simplement pas que ces deux grandes dames s’ajoutent à la liste.
Tic, tac, tic, tac… l’horloge tourne beaucoup trop rapidement!
Avec un tel revirement de situation, je devais tout revoir. En à peine quelques semaines (cela peut paraître beaucoup, mais je vous rappelle que tout en organisant mon colloque j’étudiais à temps plein et je travaillais à temps partiel), je devais rapidement modifier le protocole mis en place, les questions qui allaient être abordées, informer les médias, réserver le stationnement en conséquence, m’occuper des cadeaux, voir à la sécurité sur les lieux… Bref, j’avais beaucoup à modifier dans un court, très court, laps de temps!
Le 9 mars 2011, en après-midi, j’ai eu l’immense opportunité de rencontrer et de participer aux discussions de six grandes femmes de notre société. Le colloque: « Les femmes en politique : conciliation, influence et positionnement » consistait en une conférence et une table ronde accueillant :
– Madame Céline Hervieux-Payette – Sénatrice
– Madame Yolande James – Ministre de la Famille et des Aînés
– Madame Marie Malavoy – Députée de Taillon pour le Parti Québécois
– Madame Michèle Audette – Président de Femmes autochtones du Québec
– Madame Vicki May Hamm – Mairesse de Magog
– Madame Pascale Navarro – Auteure et journaliste
Veni, vidi, vici
Chose certaine, j’ai appris beaucoup pendant ce colloque. J’attends encore impatiemment les prochains projets qui m’amèneront à me dépasser autant que lors de l’organisation de ce colloque. Suite à toutes ces émotions et ce stress, il est indéniable que je ne sous-estimerai plus l’importance de faire une liste d’imprévus possibles, et ce, dans tous les projets, qu’il soit question d’organisation d’événements ou non, auxquels je participerai!
Annexe
Je vous propose quelques liens si jamais vous êtes intéressés à en apprendre davantage sur la tenue du colloque
2) http://www.usherbrooke.ca/flsh/accueil/nouvelles/nouvelles-details/article/14619/
3) http://lejournaldesherbrooke.canoe.ca/webapp/sitepages/content.asp?contentid=181481&id=110
Gestion de projets en communication 
Tout à fait d’accord avec toi Ève-Catherine, faire une liste de complications, d’imprévus ou de changements possibles est une pratique d’excellence dans le domaine de l’organisation d’événement!
Une approche que j’aime préconiser est celle du plan B, par exemple…que se passe-t-il si M. Harper gagne ses élections (le 5 mai) et décide de se présenter à notre événement d’ouverture officielle déjà en organiser avec le Premier ministre et un ministre, le 6 mai. Crois-moi, avoir un plan B est toujours un bon choix. Certains vont critiquer et dire qu’il s’agit d’une perte de temps si cela ne se produit pas, mais il y a toujours un pourcentage de risque que cela se produise… et dans ce cas, mieux vaut être bien préparé!
Merci pour ton commentaire Vanessa!
Je ne sais pas pour toi, mais je suis convaincue que le temps de réaction y est pour beaucoup aussi lorsque l’on est confronté à un imprévu.
J’ai de la difficulté à comprendre ceux qui trouvent qu’il s’agit d’une perte de temps que de préparer et d’envisager les imprévus possibles. Puisque, si ces imprévus ne sont pas envisagés, il prendra d’autant plus de temps à les résoudre s’ils finissent pas réellement se produire… Il est tellement plus simple de prendre le temps d’y réfléchir et de mettre sur papier des solutions possibles, bien que des fois cela allonge parfois le processus d’organisation. Cela permet évidemment d’être capable de réagir plus rapidement lorsque nécessaire.
Merci encore de ton commentaire.
Je crois effectivement qu’il faut se préparer à certains imprévus, mais cela dit il y aura toujours des situations exceptionnelles qui nécesiteront de l’initiative et c’est dans ces occasions qu’il faut se démarquer. Ayant assisté à cet évènement j’ai pu apprécié cette aptitude chez l’organisatrice et du coup je réalise que tout ne peut pas se prévoir mais qu’un bon temps de réaction vient sûrement du fait que l’anticipation y est pour beaucoup.
C’est fou jusqu’où l’organisation doit mener …. même dans la préparation des situations «casse-geule » . Bravo! le vrai talent c’est probablement de nous faire croire que tout va comme sur des roulettes.
Bravo Ève-Catherine pour cet événement! Effectivement, dans tout projet, il faut prévoir la tenue de l’événement et tout ce qui l’entoure, même les imprévus. Dans ton cas, l’imprévu était plutôt très positif! Wow!
Pour ma part, j’ai déjà tenté d’organiser un genre de colloque sur les médias sociaux lors de ma fin de bac à l’UdeS. J’en ai parlé à Dany Baillargeon et Marc D. David et ils étaient très contents de voir mon enthousiasme. J’avais contacté Dominic Arpin, mais ça a jamais donné suite. Pourquoi? Sans doute à cause de mon manque de savoir et d’organisation justement dans un tel événement. Le courriel que je lui avait fait part expliquait en gros mon vouloir de l’inviter et l’intérêt pour les étudiants d’en savoir plus sur les médias sociaux, mais je n’avais pas de plan de mon projet… je n’avais pas PRÉVU l’horaire de ce colloque pour bien lui vendre. En tout les cas, après ce cours de gestion de projet, je suis sûr que si je devais gérer ce type de colloque et le vendre à la personnalité invitée voulue, je serai d’autant plus crédible aujourd’hui qu’il y a quelques mois. 🙂
D’abord, bravo pour tout le calme dont tu as fait preuve pour organiser cet événement franchement impressionnant! Ensuite, très bon article, qui nous montre une fois de plus l’importance de savoir se préparer à affronter l’imprévu!
Très bon billet Ève-Catherine! J’ai justement réfléchi à l’imprévu et je me demande, est-ce que l’imprévu ne peu pas être la meilleure partie d’un projet?
http://www.enqeb.com/2012/04/11/imprevu-certainement-meilleure-partie-projet/
Aussi pour le stress, voici quelques suggestions pour le diminuer ou le garder au minimum!
http://www.enqeb.com/2012/02/20/pas-lire-cet-article-pourrait-vous-causer-du-stress/
Tout cela est très intéressant. En tant qu’étudiante en communication, j’apprends en lisant ce texte. L’organisation d’événements n’est définitivement pas chose facile. De plus, je crois qu’il faut être en mesure de bien s’entourer. Une équipe efficace aide à alléger le travail qui autrement repose sur une personne. Les idées sont meilleures à plusieurs têtes!
Effectivement, dans tout projet, et particulièrement en organisation d’événements, la gestion des imprévus est très importante! Certains vont sans doute nous trouver pessimistes, mais il faut tenter de penser à tout ce qui pourrait survenir lors d’un événement, parce que les détails peuvent avoir un impact et être déterminants de la qualité de l’événement.
Le but de toute bonne planification est assurément d’assurer le plus grand contrôle possible sur l’événement, afin d’atteindre les objectifs fixés et d’éviter toute forme d’imprévus qui pourrait survenir et bouleverser la planification. C’est pourquoi, même pour les événements de plus petite envergure, planifier d’avance est l’idéal. Le temps permet souvent de penser à des éléments que nous aurions pu facilement oublier dans le feu de l’action. Il faut donc toujours essayer de prévoir l’imprévu!
Si toutefois un imprévu survenait, ce qui est fort probable, même avec une planification des plus serrées, c’est la capacité à gérer cet imprévu qui fera la différence dans le succès de l’événement, et ce sera beaucoup plus facile si nous sommes bien préparés!
Merci beaucoup tout le monde pour vos commentaires. Ceux-ci sont fort appréciés et complètent très bien l’article de base. Merci encore de votre intérêt, je l’apprécie beaucoup!