Assurer une bonne communication entre les membres de son équipe et avec ses clients peut devenir un véritable casse-tête pour le gestionnaire de projet. Grâce à sa liste de tâches à effectuer de type « to-do list », la possibilité qu’il offre de discuter en temps réel et de partager des documents, son échéancier personnalisé, son système de messagerie exclusif au projet et ses rapports quotidiens, l’application Web Basecamp permet de remettre de l’ordre dans les morceaux!
Créé en 1999, Basecamp se veut un outil de communication permettant de regrouper, dans un même espace virtuel, un lot impressionnant de fonctionnalités dédiées à la gestion.
Faciliter la gestion au quotidien
Pour Martin Tanguay, gestionnaire de projet depuis 2006 chez Absolunet, une agence spécialisée en commerce électronique, conception Web et marketing numérique, il va de soi que le passage à Basecamp aura permis à l’entreprise de faciliter la communication avec le client.
« Avant Basecamp, explique M. Tanguay, un courriel de statut de projet était acheminé, chaque vendredi, à l’ensemble des acteurs du projet. Ça prenait un temps fou! », lance ce dernier. L’utilisation de Basecamp remonte à environ quatre ans.
« Il permet de structurer, de rassembler et de centraliser l’information. Avec cet outil, c’est plus simple d’avoir une vue d’ensemble, un suivi en continu du projet et des livrables », fait valoir le gestionnaire.
Des fonctionnalités simples et efficaces
La force de Basecamp réside, selon lui, « dans la simplicité » du produit. Parmi les points forts de cet outil, il pointe spontanément la liste des « to-dos », qui présente, d’un coup d’œil, l’ensemble des tâches à effectuer, ainsi que le portail de discussion, où il est possible de s’adresser à tous les membres de l’équipe, mais aussi de diriger les communications selon les personnes impliquées.
L’échéancier, qui se décline en calendrier de tâches, de rendez-vous, de dates butoir, facilite le suivi du projet.
« Les gens ont besoin d’une formation de 10 à 15 minutes pour l’utilisation de Basecamp », ajoute-t-il.
Une fois le projet terminé, il est possible de consulter l’ensemble des échanges dans une version en lecture seule, ce qui peut se révéler fort pratique lors de la création de nouveaux projets.
Quand la rigueur est de mise!
À savoir si Basecamp est l’outil parfait, monsieur Tanguay se fait critique. « Basecamp ne fera pas de toi un meilleur gestionnaire de projet! Je dirais qu’il répond à environ 80 % des besoins des gens. C’est un bel outil de communication, mais qui nécessite une grande rigueur de la part des utilisateurs. »
Il insiste sur l’importance de bien libeller les conversations, qui peuvent facilement se chiffrer par milliers. « Ça peut aller dans tous les sens », prévient-il. Pour éviter certaines dérives, il conseille d’établir de bonnes pratiques au sein de l’équipe, comme celle d’y inscrire les décisions qui ont été prises. « S’il y a des discussions avec le client, il faut laisser des traces de ces échanges téléphoniques. »
Disponible en plusieurs langues et accessible sur les différents supports électroniques, Basecamp en est à sa troisième version.
La plateforme ne fait pas cavalier seul dans son domaine. Plusieurs alternatives ont également vu le jour au fil des années. Voici quelques alternatives à Basecamp.
Gestion de projets en communication 
Basecamp semble être un outil très utilise! Je crois qu’en entreprise ou en agence, il est pertinent d’analyser les processus établis de gestion de communication et de voir à des améliorations. Toutefois, certains outils peuvent parfois être complexe, alors suivre une formation d’équipe pour les utiliser est de mise!
Oui, tout à fait. Nous l’utilisons au bureau pour un projet de refonte de site Web et c’est tout indiqué. Je t’avoue que oui, il faut quand même un peu de formation pour bien comprendre.
Je ne connaissais pas cet outil. Je pense qu’il est primordial pour un gestionnaire d’utiliser un outil de gestion. Il faut toutefois prendre le temps nécessaire pour y intégrer tous les projets et les tâches en lien avec ceux-ci. Cet outil devient intéressant lorsqu’un projet est récurrent. Le gestionnaire peut alors reprendre sa liste de tâches ce qui lui permettra de sauver beaucoup de temps.
Oui, tu as raison. Il faut prendre le temps de bien se préparer. Sinon, il y a des risques de se perdre dans tous les échanges.