En gestion de projet, la structure organisationnelle fonctionnelle d’une entreprise peut avoir un impact important sur la finalité d’un projet. Lourdeur dans l’obtention des autorisations hiérarchiques, adhésion au projet, gestion de changements, les raisons sont nombreuses et peuvent avoir un impact sur la créativité de l’organisation. Malgré tout, dans le contexte concurrentiel actuel, l’organisation traditionnelle doit poursuivre son développement créatif pour assurer sa pérennité.
Évidemment, il est difficile d’imaginer une évolution drastique et rapide de ces entreprises vers une structure matricielle. Grâce à une culture d’affaires évolutive ainsi qu’aux valeurs de ses gestionnaires, certaines organisations adoptent de nouvelles pratiques de travail et de gestion de projet, basées sur une philosophie s’inspirant de la structure matricielle ou par projet et qui favoriseront l’étincelle créative. Ceci permet également de répondre à un besoin de la nouvelle génération de travailleurs, qui recherche la collaboration et le travail d’équipe en organisation, plutôt qu’une gestion hiérarchique.
Une approche davantage collaborative, même en organisation traditionnelle, permet d’intégrer l’ensemble des secteurs de l’organisation, mais également des catégories d’employés à un projet et à un but commun.
Collaborer : la nouvelle façon de créer
Dans le livre Grown Up Digital, Don Tapscott présente l’impact de l’arrivée des employés de la Génération Y dans les organisations. Ayant évolué dans un environnement connecté depuis leur tout jeune âge, ceux-ci sont portés à travailler en collaboration et sont très créatifs. Dans le contexte, les organisations devront s’adapter et être à l’écoute des propositions de ces jeunes employés. Il n’est pas surprenant de voir se multiplier les outils de partage en ligne, comme les réseaux sociaux internes en entreprise.
Les entreprises innovantes ont profité de cette volonté de collaborer de cette nouvelle génération de travailleurs en leur exposant des problématiques afin qu’ils proposent des solutions. À titre d’exemple, au lieu d’embaucher des consultants pour lancer un nouvel intranet, le CEO de Best Buy, Brad Anderson a créé une équipe composée de 6 jeunes employés qui utilisaient le web à trois développeurs de l’organisation, mais qui n’étaient pas de l’équipe des technologies de l’information. En 6 semaines, ils ont réussi a créer un portail qui a permis d’augmenter la collaboration entre les différentes composantes de cette organisation, ainsi qu’un wiki qui permet aux 150 000 employés de partager leur insights.
Innovation et technologie
Afin de faire ressortir la créativité et favoriser le partage des idées, plusieurs se tournent vers des plateformes de collaboration en ligne. Nous avons vu lors de la dernière séance de cours que les ressources en ligne sont nombreuses. S’offrir des conditions gagnantes afin de capter les idées de tous les collaborateurs est justifiable, mais ne réglera pas tout, puisque 20 % des innovations sont techniques ou high-tech. Le 80 % provient des ressources sociales, organisationnelles, selon cet article de Defi Innovation Estrie. Il faut ainsi trouver des procédés à l’extérieur du monde virtuel afin de profiter de l’intelligence organisationnelle.
Une façon de faire à la japonaise
Plusieurs entreprises occidentales ont révisé leur processus de travail, dans une volonté d’amélioration continue, par une démarche d’inspiration Kaizen. Ce qui m’interpelle le plus dans ce type de démarche est sans aucun doute l’importance accordée à la collaboration des différents secteurs d’activités et catégories d’employés afin de créer des solutions pertinentes pour l’organisation. Une application concrète de l’intelligence organisationnelle.
Les deux premières minutes de ce vidéo présentent les bases de la formule Kaizen :
Le Kaizen est une démarche d’analyse permettant d’améliorer les processus, généralement pour régler une problématique, grâce à la contribution d’une équipe de travail multidisciplinaire formée d’employés provenant de structure traditionnelle de l’organisation. L’équipe se concentre sur une problématique précise, puisque l’esprit du Kaizen est d’effectuer de petits changements graduels, mais fructueux.
Un Kaizen Blitz doit se réaliser dans un temps court et défini. En 5 jours, il incite l’ensemble des participants à :
- réfléchir à leur façon de travailler;
- réaliser un constat de la situation actuelle et d’en faire l’analyse;
- élaborer des améliorations, parfois de petits changements dans les façons de faire, qui auront un impact positif et important sur l’ensemble des employés de l’organisation;
- préparer le nouveau plan d’implantation;
- communiquer les résultats à la direction;
- présenter la nouvelle façon de faire à l’ensemble des employés;
- réaliser le plan d’implantation.
L’impact de ce procédé est positif à de nombreux égards :
- Meilleure compréhension des réalités de tous : en interpellant des employés des différents secteurs de l’organisation, il est alors possible de recueillir les différentes perceptions et visions d’une problématique et créer un projet vraiment adapté à l’organisation. En structure traditionnelle, les gestionnaires élaborent un grand concept, qui, lors de l’implantation, demande des ajustements afin de respecter la réalité des équipes et employés.
- Reconnaissance des idées et de la contribution des employés aux défis de l’organisation : les employés sont d’excellents ambassadeurs auprès de leurs collègues et clients. Ils adhèrent également plus facilement au changement.
- Donner du temps au développement créatif : la formation d’une équipe de travail multidisciplinaire pour un temps défini n’est pas trop contraignante pour l’organisation et la livraison des tâches quotidiennes.
Cette façon de faire donne une meilleure chance aux projets puisqu’ils sont davantage complets et englobants. Il s’agit, à mon avis d’une belle façon d’optimiser, en faisant différemment. La formule Kaizen est généralement très structurée et utilisée en réaction à une problématique. Sans toujours faire appel à une activité aussi encadrée et définie, les entreprises gagneraient à créer des moments de travail et de discussion sur différents enjeux en collaboration avec les employés et dans une approche proactive, par exemple en amont d’un nouveau projet.
Lorsque bien dosé, afin de ne pas tomber dans la réunionnite, je considère que ce type de rencontre multidisciplinaire peut avoir un apport constructif pour l’organisation et son développement créatif puisqu’elle bénéficiera de la créativité et des idées de ses ressources.
Références
http://defiinnovationestrie.ca/archives/3545
http://fr.wikipedia.org/wiki/Kaizen
L’exemple de Best Buy provident du livre «Grown Up digital » de Don Tapscott, dont je ferai un résumé sur mon blogue cette semaine, dans le cadre du cours CRM809, Enjeux des technologies émergentes.
Pour les communicateurs qui voudraient adopter l’esprit Kaizen pour améliorer leur écriture, je vous suggère le texte suivant, provenant de PRDaily : http://www.prdaily.com/Main/Articles/10840.aspx#
Gestion de projets en communication 
Vraiment intéressant! Il est vrai que les façons de travailler changent constamment et qu’il faut trouver de nouvelles méthodes pour être les plus efficaces possible. Le tout peut être illustré (tout en originalité) par la phrase célèbre « deux têtes valent mieux qu’une »! C’est particulièrement vrai dans des milieux créatifs. Je pense que je vais proposer la démarche Kaizen au bureau! 😉
La démarche Kaizen est une émanation du Design Thinking. Tim Brown en parle dans son ouvrage « Change by Design ». L’idée est bien celle d’associer tous les profils à la résolution du problème, sans complexe, ni supériorité, sans barrière aucune et sortir du conformisme traditionnel. c’est ainsi que les sociologues, anthropologues peuvent se retrouver au milieu des ingénieurs et des gens de markéting pour inventer, ensemble, un nouveau caddie par exemple. C’est une excellente méthode qui amène l’engagement, en plus de la créativité dans l’organisation. De toutes les façons, « Deux avis valent mieux qu’un, et trois mieux que deux. » à ce proverbe français il faut ajouter la sagesse Bassars, peuple du Togo: » On n’écoute pas le chant d’un seul oiseau. » Un bon management de l’organisation donne la voix à tous, et chacun, comme les oiseaux, mêle son chant à la mélodie, pour le bonheur de la créativité.