En gestion de projet, plusieurs principes sont à respecter, plusieurs éléments clés sont à considérer et plusieurs outils sont à utiliser. Ce qui m’intéresse ici sont les outils qui peuvent être utiles dans le cadre de la gestion, du début à la fin, d’un projet. Dans les outils, nous retrouvons entre autre les tableaux de budget, les échéanciers, les chartes de tâches et responsabilités, le document de post mortem, le plan de projet et j’en passe.
J’aimerais élaborer sur le plan de projet, cet outil qui est en général la bible d’un projet. Il est adapté d’une entreprise à une autre, d’une personne à une autre mais surtout d’un projet à un autre et c’est important de pouvoir le mouler selon les besoins. Le plan de projet est avant tout un document qui nous permet de regrouper les informations relatives au projet, telles que:
le mandat de projet;
les livrables;
le calendrier d’activités;
l’horaire de travail;
les responsabilités de chacun des intervenants;
le budget et les modalités de paiement;
la gestion du risque;
le légal relatif au projet.
Cet outil est centrale à tout projet, peu importe le domaine et il est important de savoir bien s’en servir pour en tirer le maximum. Il permet aussi aux intervenants moins familier avec le projet d’en comprendre les grandes lignes et d’assurer une certaine confiance auprès des cadres.
Par exemple, je travaille dans le domaine du web et certains des clients ne sont pas très à l’aise avec les nouvelles technologies et tout ce qui entoure le monde du web, cette bête que plusieurs redoute. Le plan de projet est l’outil parfait qui permet de regrouper tous les détails techniques et leur présenter en tableau et en liste les éléments qui constitueront leur site web. Ceci facilite donc leur compréhension des livrables et par la suite, lorsqu’en cours de route des termes techniques seront utilisés, ils pourront se référer au plan de projet afin d’avoir le détail des éléments en question.
Bâtir un plan de projet complet prend un minimum de temps mais vous sera par la suite très utile pour la bonne continuité de votre projet et évitera les malentendus qui peuvent surgir à toute étape de la réalisation du projet. Étant donné que ce document est distribué à tous les intervenants au projet, que ce soit clients, fournisseurs, équipe de développement ou encore comptabilité, il doit servir de référence lors d’éventuel malentendus ou conflit qui peuvent survenir suite à la livraison du projet, spécialement lorsque les clients sont externes dans le cas des agences entre autre.
Ce qu’il faut comprendre avec cet outil c’est qu’il est important et très utile pour un certain type de projet et moyenne ou grande envergure. Il ne faut pas dépenser du temps à faire un plan de projet pour des projets plus petit et qui s’échelonne sur quelques jours et semaines. Il faut savoir le produire lorsque nécessaire selon la nature du projet.
J’ai pensé vous présenter un exemple que j’utilise dans mon cas pour les projets de plusieurs mois et avec plusieurs intervenants. Voir l’exemple: PLan_projet_template
Et vous, quels sont vos incontournables pour la bonne gestion de vos projets?
Gestion de projets en communication 
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