Des outils pour une efficacité accrue

En tant que professionnels des communications, nous sommes rapidement mis au cœur de l’action: organisation d’une conférence de presse, rédaction de contenu web, révision d’un outil imprimé, production d’une pub télé, élaboration d’un plan de communication, etc. Nous évoluons dans un milieu qui bouge beaucoup et un projet n’attend pas l’autre. Mais dans tout ça, prenons-nous le temps de planifier adéquatement nos projets et surtout utilisons-nous des outils qui nous facilitent la tâche ?

Au fil des ans, j’ai appris à utiliser certains logiciels qui m’aident dans ma planification et dans la gestion de mes échéanciers. J’ai aussi découvert, par l’entremise de collègues et de groupes de discussions en communication, des outils web gratuits très intéressants. En voici quelques-uns qui pourraient vous être fort utiles lors de la gestion de vos projets de communication.

Création et gestion de projets

AceProject est un outil de gestion de projets en ligne gratuit facile à consulter qui vous permet de faire le suivi de vos projets, de gérer des tâches, de construire un diagramme de Gantt, de suivre un calendrier, de partager des documents, de faire des feuilles de temps, de gérer des dépenses, de faire des analyses et des bilans, et bien plus encore. Contrairement aux autres logiciels libres, celui-ci offre toutes les fonctionnalités disponibles mais c’est plutôt au niveau du nombre d’utilisateurs, de projets ou de tâches et de la quantité d’espace de stockage qu’il y a des restrictions. Personnellement, je n’ai pas encore eu la chance de l’expérimenter mais je compte bien le faire lors de l’organisation de mon prochain événement.

Partage de documents

Dropbox est un service que je trouve très utile pour le partage de documents avec mes fournisseurs externes. J’y dépose régulièrement des PDF haute résolution, des images ou des vidéos pour ma graphiste ou mon imprimeur. Avec Dropbox, les documents sont automatiquement enregistrés sur tous les ordinateurs désirés, les téléphones intelligents et même sur le site Internet de Dropbox. Vous pouvez inviter vos collaborateurs à lire un dossier, à déposer des documents et envoyer des liens vers des fichiers spécifiques. Plus vous invitez des amis, plus votre espace de stockage augmente.

Analyse des résultats

Survey Monkey est un outil de sondage en ligne que j’utilise pour réaliser mes analyses post-événement. Il me permet rapidement de monter un questionnaire à envoyer aux gens qui ont participé aux événements que j’organise afin de récolter leurs commentaires et évaluer leur satisfaction. Il permet de réaliser des sondages et des études de tout genre, essayez-le!

Pour d’autres suggestions d’outils gratuits en gestion de projets, en gestion de documents, en planification d’événements, en partage d’images, en gestion d’agenda et tout autre logiciel pertinent en communication, visitez le lien suivant.

Et vous? Quels outils utilisez-vous dans la gestion de vos projets?

4 commentaires sur “Des outils pour une efficacité accrue

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  1. Je ne fais pas de gestion de projets proprement dit dans le cadre de mon travail. Mais je trouve ces outils vraiment très intéressants, si jamais j’étais amenée à en faire ou même sur un plan personnel.

  2. Merci pour cet article! Je ne connaissais pas Ace Project. Pour une petite équipe et la planification d’un petit projet, cet outil semble parfait!

    Pour ma part, j’ai eu l’occasion d’essayer Survey Monkey dans le cadre d’un cours tutoral à l’Université de Sherbrooke pour lequel je devais entre autres recueillir des données sur la consommation culturelle, la fréquentation du Vieux Clocher de l’Université de Sherbrooke ainsi que l’utilisation des médias sociaux auprès de la communauté étudiante. J’ai vraiment aimé l’utiliser, cela m’a permis de suivre l’évolution des réponses à mon sondage. Un outil fort simple à comprendre et à utiliser!

    Je veux aussi partager un autre outil : Google Documents, qui est très pratique pour les gestionnaires de communautés web entre autres. On s’en sert pour créer des calendriers de contenu pour les comptes médias sociaux et, ce qui est pratique, c’est le partage de ce document à même Gmail… donc l’équipe du projet peut changer en même temps le contenu et le partager à son client. On peut créer autant des fichiers Excel, des documents texte, des présentations ou des listes « to do ». Google Documents est fort pratique lors d’un « brainstorm » aussi! À découvrir!

  3. Merci pour cet article, je ne connaissais pas non plus ACE Project, je vais tenter de l’utiliser lors d’un prochain événement.

    Pour ce qui est de Survey Monkey, l’avantage principal est qu’il est gratuit! Malgré que le nombre de question soit limité, cet outil est très efficace. Au travail, nous avons un compte Zoomerang (www.zoomerang.com), payant, mais pour une entreprise les possibilités sont très grandes et illimités. Nous l’utilisons pour les sondages, les « mfa » – market feedback analysis -, les RSVP lors d’événement, etc. Si vous pouvez avoir un certain budget, je vous suggère fortement cet outil.

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