Lors de la préparation d’un événement : conférence de presse, annonce, événement corporatif de grande envergure ou célébration… bref, pour tout événement, la préparation est primordiale afin d’en assurer le bon déroulement.
Certains vont prescrire une recette toute faite qui est infaillible, toutefois à chaque cuisinier ses propres outils! Voici donc certains outils que j’utilise lors de la planification d’un événement :
– Plan d’action : Souvent appeler « checklist » ou charte de Gantt, cet outil permet de détailler toutes les actions à faire avant et après la tenue de l’événement. Il peut être partagé entre les joueurs-clés de la planification du jour J.
– Agenda / Scénario : Selon l’ampleur de l’événement, un agenda décrivant les grandes étapes/moments de la journée peut être suffisant et efficace! Toutefois, si vous avez plusieurs parties prenantes qui consultent ce document que de nombreuses tâches y sont décrites et que la synchronisation de celles-ci est primordiale, un scénario détaillé selon le temps est recommandable.
– Plans : Lors de votre préparation, vous vous ferez sans aucun doute des plans des lieux où se déroulera l’événement de même que comment vous disposerez votre matériel. N’hésitez pas à partager ces plans de salles à votre équipe de projet de même qu’à votre équipe d’événement, cela les aidera avant l’événement à se familiariser avec les lieux!
– R & R : Les rôles et responsabilités sont trop souvent non précisés et cela peut créer de la frustration ou de la confusion dans votre équipe. Créer un organigramme de projet dès le départ pour l’équipe de projet est nécessaire. En plus, créer une liste, un tableau ou un organigramme des rôles des joueurs-clés et bénévoles qui vous aideront au jour J est également une pratique d’excellence, car cela les encadre et démontrer l’organisation de l’événement autant que de l’équipe qui est derrière celui-ci!
– Liste de contact : Une simple liste, format de poche ou une page complète, qui indique toutes les coordonnées de l’équipe présente le jour J. En cas d’urgences, d’imprévus ou de problèmes, pas besoin de chercher les numéros, tout le monde les a en sa possession. Même si vous avez un réseau de walkie-talkie pour l’événement, assurez-vous de fournir cette liste : en cas d’urgence, si vous n’arrivez pas à prendre la ligne sur les radios, car trop de personnes parlent sur celle-ci, vous apprécierez avoir une deuxième option pour rejoindre quelqu’un!
Et vous, avez-vous un outil dont vous ne vous passeriez pas lors d’un événement?
Plusieurs outils en ligne permettent de simplifier certaines étapes dans la planification de l’événement, en voici quelques-uns en rafale que vous pourrez explorer à votre guise!
– Doodle : Planification de rencontres selon la disponibilité de chacun
– Google Docs : Partage de documents de manière instantanée et interactive
– SharePoint : Outils de la Suite Office qui a des fonctions presque infinies, toutefois, pour un usage corporatif, cela demande du travail pour le configurer initialement.
– Base de données : Peu importe celle disponible dans votre entreprise, ces bases de données peuvent permettre comme SharePoint de partager des documents entre plusieurs joueurs-clés, et ce, de manière instantanée également.
– Skype : Outil gratuit en ligne pour pouvoir faire des réunions via webcam/micro avec tous, et ce, peu importe où vous êtes dans le monde.
Il y a tellement d’outils disponibles en ligne pour simplifier le partage de fichiers et pour nous aider à mieux gérer un événement. En connaissez-vous d’autres que nous pourrions partager?
Finalement, il n’y a pas de recette parfaite pour réaliser un événement. La logistique et l’organisation, ainsi que l’équipe de projet, le chef de projet et tant d’autres variables ont une grande influence sur le résultat…
Gestion de projets en communication 
Je n’organise jamais d’événements dans le cadre de mon travail et je trouve que tes outils sont bien developpés et doivent sûrement être d’une grande aide.
J’en garde bonne note si jamais un jour je dois me lancer dans ce type de tâche!
Wow! Pour une fille très peu organisée, je dois avouer que la quantité d’outils que tu fais ressortir dans ton billet m’effraie légèrement. Dirais-tu que de façon systématique, tu utilises tous ces outils de gestion à chacun des événements auxquels tu participes ou, plutôt, qu’en fonction de la grosseur du projet organisé tu discrimines certains éléments?
Ces outils sont ceux que j’ai utilisé dans le cadre de deux événements corporatifs de taille. Lorsqu’il s’agit d’un événement plus petit, comme une conférence de presse ou une visite de client, mon plan d’action sera plutôt une « checklist » que je partage avec une collègue uniquement alors que le plan d’action est fait pour être partagé avec plusieurs personnes et même département. S’il s’agit d’un événement moins « gros », je prioriserai uniquement l’agenda, plutôt que le scénario et l’agenda. Toutefois, la liste de contact et les rôles et responsabilités, je vais les utiliser à tout coup, mais certaine fois je les ajusterai pour les intégrer à un autre outil. Mais il ne faut pas être intimidée par ses outils, au contraire, en les partageant entre nous, cela nous permet d’être mieux outillé pour mieux gérer nos projets, je suis persuadée que d’autres personnes ont leurs outils personnels.