Lors de l’organisation d’un événement, on souhaite évidemment que celui-ci soit un succès. Toutefois, comment peut-on déterminer s’il s’agit effectivement d’une réussite ou d’un échec? Doit-on se fier uniquement sur la rétroaction de nos supérieurs, sur le nombre de personnes présentes, sur la qualité et la quantité de la couverture médiatique, sur les objectifs fixés pendant l’organisation du projet…?
Mon événement est une réussite, mais pourquoi?
Les opinions par rapport à ce constat sont évidemment très partagées. Pour certains, le succès d’un événement ne dépendra que du nombre de personnes présentes alors que pour d’autres, les médias présents détermineront la réussite. Malgré ces divergences d’opinions, certains indicateurs de réussite (ou d’échec dépendamment) demeurent dans tous les cas:
1) Nombre de participants
2) Nombre d’orateurs
3) Nombre de journalistes présents
4) Nombre de documents distribués
5) Nombre de questionnaires remplis
6) Nombre d’entretients réalisés
7) Nombre d’articles de presse consacrés à l’événement
Chose certaine, peu importe la nature de l’événement, l’étape du bilan est un essentiel. Non seulement est-il utile pour mettre de l’avant les points forts ou faibles, mais il sert aussi à déterminer les actions ou les améliorations éventuelles à prendre lors de prochains projets.
Complétez la liste et donnez-nous vos trucs
Finalement, voici un tableau amusant vous donnant les neuf règles d’or pour bien réaliser un événement. Personnellement, j’allongerais la liste en y ajoutant par exemple : se procurer un permis d’alcool pour le cocktail, voir à la sécurité sur les lieux… Qu’ajouteriez-vous?!
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Les neuf règles d’or de l’organisation d’un événement |
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Sources :
http://ec.europa.eu/regional_policy/country/commu/2000-2006/docoutils/fiches/FR/04_FR.pdf
http://www.journaldunet.com/management/0511/0511109evenementiel.shtml
Gestion de projets en communication 
Ouf, je suis en pleine organisation d’un évènement et j’ai pu dire « check! » aux neuf règles d’or! C’est une bonne liste de départ, assez générale pour englober plusieurs types d’évènements.
J’ajouterais à cette liste de bien cerner les objectifs de l’évènement. C’est ce qui nous permettra de s’assurer que tout va dans la même direction.
L’évènement que j’organise répond à des objectifs stratégiques de l’entreprise, entre autres: l’augmentation des ventes et une meilleure organisation du travail des employés. En gardant en tête cet objectif, nous avons engagés des conférenciers et préparé un atelier de travail en équipe pour permettre de développer des nouvelles méthodes. Finalement, ces objectifs m’ont permis de dégager les messages clés de l’évènement et de préparer les discours d’ouverture et de clotûre.
Comme dans tout projet, il faut garder les objectifs en tête!
Très bonne idée, le cocktail 😉
En effet, l’organisation d’évènements nous oblige à relever beaucoup de défis. Évidemment chaque évènement est différent et demande une liste de choses à penser différente. Nous pouvons toujours cocher tous les points pour lesquels nous avons atteint notre but.
Néanmoins, je pense qu’il n’y a pas meilleure mesure de succès d’un évènement que la rétroaction, les articles élogieux dans la presse et les félicitations de ses pairs pour nous prouver que tout notre effort n’était pas vain. Si des commentaires positifs affluent, l’évènement a plu!
En effet, il est plutôt ardu d’évaluer le succès d’un événement. Lorsque celui-ci a pour but de promouvoir une entreprise, les retombées médiatiques sont assurément un bon indicateur. Lorsqu’il s’agit plutôt d’un événement qui se tient à l’interne, je considère que les premières impressions des invités ainsi que les commentaires formulés dans l’évaluation post-mortem constituent de bons indices!
Ces neuf points peuvent en effet être primordials pour l’organisation d’un événement, toutefois, à certains moments, certains ne s’appliqueront pas toujours. Tout comme l’a mentionné Joelle, certains objectifs stratégiques s’ajoutent souvent pour un événement. De plus en plus, nous tenterons d’être le plus responsable également, donc j’ajouterai toujours des objectifs éco-responsables dans mes obejctifs, que se soit de calculer nos déplacements, d’utiliser de la vaiselle compostable, de faire affaire avec une entreprise de compostage, ou alors de sensibiliser les gens à ce que nous avons mis en place.
Pour évaluer le succès d’un événement, s’il s’agit d’un événement externe (avec médias et invités), les commentaires, les MFA, les courriels reçus après l’événement, la couverture de presse et la présence sur les médias sont de bons indicateurs. Toutefois, pour un événement employé à l’interne, les MFA, les courriels de remerciements et de rétroaction, les commentaires des superviseurs, etc.
Il est vrai que l’évaluation du succès d’un événement n’est pas facile, mais je suis du même avis que Joëlle : il est nécessaire d’avoir des objectifs clairement définis pour l’événement. En plus de nous aider à concentrer nos efforts dans une même direction, les objectifs permettent de déterminer dès le début de l’organisation les mesures d’évaluation afin de vérifier les résultats générés par le projet. Par exemple, le nombre de participants par rapport au nombre d’invitations, un sondage de satisfaction, les plaintes et les commentaires recueillis, ou même l’évolution de la notoriété de la marque, de la satisfaction des employés ou des ventes, dont on peut comparer la variation avant et à la suite de l’événement.
Ainsi, les retombées de presse sont un moyen très facile de mesurer la répercussion d’un événement, mais la médiatisation n’est pas nécessairement l’objectif. En ayant des objectifs SMART (spécifiques, mesurables, atteignables, réalistes et définis dans le temps), il sera facile de déterminer si nos objectifs ont été atteints.
Si l’organisation d’événements vous intéresse, je vous suggère fortement le livre de Lyne Branchaud, L’organisation d’un événement : guide pratique.