En 2018, l’utilité des outils de gestion de projets n’est plus à prouver : mener à bien un projet de A à Z est complexe, car un budget, un échéancier et des spécifications doivent être mis en équilibre. Cependant, lorsqu’il est question de trouver LE meilleur outil de gestion de projets, il y a de quoi se casser la tête. Il en existe des dizaines!
Pour faciliter votre recherche, je décortique pour vous dans cet article l’outil Asana, qui est utilisé entre autres par les équipes de Uber, de airbnb, de Dropbox, de Pinterest et de la NASA. Vous comprendrez rapidement pourquoi.
Avantages de Asana
Voici quatre bonnes raisons d’utiliser Asana pour gérer ses projets.
1. Grande flexibilité
En plus d’être disponible sur navigateur et sur mobile (cela va de soi, de nos jours!), Asana offre des formules pour des équipes de 5 à plus de 125 personnes, s’il le faut vraiment. Parce que plus il y a de fous, moins on rit lorsqu’il est question de gestion de projets – je blague, quoique…
Asana offre une option gratuite ainsi que des forfaits mensuels, annuels et un forfait entreprise personnalisé qui inclut un contrôle strict des données. Il y en a pour tous les besoins, tous les budgets et tous les goûts.
2. Visuel épuré
L’interface de Asana est attrayant et facile à comprendre instinctivement. Pas besoin de fouiller pendant des heures pour trouver ce que l’on cherche.
Source : Asana
Dans l’onglet Liste, il est facile de voir d’un coup d’œil quels jalons ou étapes d’un projet ont été entamés, lesquels sont en cours, lesquels ont été approuvés et lesquels sont en cours d’évaluation. La date de tombée ainsi que la personne en charge sont également bien visibles. Bref, toute l’information de base dont on a besoin se trouve sur une même page. Pratique!
Il est également possible de regrouper des projets en tableaux plutôt qu’en liste.
L’onglet Conversations regroupe tous les commentaires et échanges à chaque étape du projet. Même la version gratuite offre un nombre illimité de conversations, à condition d’être une équipe de tout au plus 15 membres.
L’onglet Calendrier permet de visualiser les tâches de la journée et celles à venir. Cette fonctionnalité est pratique pour éviter que les tâches routinières deviennent toutes urgentes ET importantes de semaine en semaine. Il est facile de déplacer une tâche au besoin et de la cocher lorsqu’elle est complétée – et c’est drôlement satisfaisant!
L’onglet Fichiers contient (vous l’aurez deviné) tous vos fichiers. Chacun d’eux peut être joint à une discussion ou à une tâche différente, mais ils se retrouvent tous au même endroit, ce qui les rend faciles d’accès en tout temps. Terminé le temps où il fallait gérer la perte de fichiers dans le trou noir de l’ordinateur : gérons plutôt notre projet!
3. Interactions entre équipiers
Toutes les communications entre les membres d’une équipe sont conservées au même endroit. Il est facile de partager des commentaires et des mises à jour avec son équipe, ce qui assure un travail fluide et productif, pour une gestion de projet réussie! Plusieurs démonstrations en anglais sont disponibles sur la chaîne Youtube de Asana, dont celle-ci :
4. Facilité d’utilisation
Pas besoin d’un bac en informatique pour comprendre comment ça fonctionne. En plus des vidéos disponibles sur Youtube, un tutoriel complet vous montre comment fonctionne Asana dès l’ouverture de votre compte, étape par étape.
Limites de Asana
Source : Pexels
Tout bon outil de gestion de projets comporte aussi ses limites. En voici deux que plusieurs utilisateurs reprochent à Asana.
1. Un fouillis!
Si toute l’équipe ne s’entend pas dès le départ sur une façon de gérer le projet, Asana peut rapidement devenir un boulet plutôt qu’une aide précieuse.
L’organisation des tâches devient un fouillis et il est facile d’en perdre certaines de vue si l’on n’est pas suffisamment organisé. En fait, l’outil doit idéalement être ouvert en tout temps et chaque membre de l’équipe doit l’utiliser chaque jour pour qu’il fonctionne bien.
Les nombreuses notifications par courriel deviennent également lassantes. Des notifications sur mobiles seraient beaucoup plus efficaces, sans polluer notre boîte de réception déjà trop encombrée.
2. Obligation (implicite) de payer
Une limite importante d’Asana est l’absence de dépendance des tâches dans la version gratuite. Pour avoir un outil qui fait du sens pour une équipe professionnelle, acquérir la version premium est nécessaire. D’autres fonctionnalités importantes, comme la date de début des projets et des tâches, manquent à la version gratuite.
Heureusement, les forfaits débutent à 6,25 $ par mois avec la facturation annuelle. Mais plus votre équipe compte de membres, plus vous devez débourser de sous.
La version gratuite s’avère toutefois amplement suffisante pour organiser la fête d’anniversaire de votre grand-mère, ou pour faire quelques tests le temps de vous décider, ce qui est toujours un plus.
Bref…
Si vous avez un budget pour acquérir un logiciel de gestion de projets et que vous recherchez un outil simple et user-friendly qui rassemble tous vos projets et votre équipe au même endroit, Asana est pour vous!
Gestion de projets en communication 
Merci Geneviève. Je vais sans aucun doute proposer cet outil à mon équipe de travail lors de notre prochaine réunion d’équipe. Je t’en redonnerai des nouvelles! Est-ce que c’est possible de travailler avec cet outil à l’aide d’un téléphone intelligent?
Bonjour Catherine! L’outil est disponible sur navigateur comme sur mobile, mais certains utilisateurs semblent dire que la version mobile n’est pas encore tout à fait au point côté expérience utilisateur. Par contre, cela s’améliore avec chaque mise à jour.
J’ai déjà utilisé cette plateforme dans le cadre d’un cours en gestion de projets et j’ai vraiment aimé sa simplicité. C’est très intuitif et surtout très utile pour assurer le bon déroulement d’un projet. De plus, c’est facile et rapide de consulter les tâches ainsi que le calendrier du projet. Je vous recommande fortement cet outil!
Merci Geneviève pour cet article que je trouve intéressant et bien fait. Pour une personne qui se débrouille en informatique comme moi, cet outil est parfait en raison de son utilisation simple et facile comme tu l’as mentionné dans l’article. Je pourrai m’en servir dès mon entrée sur le marché du travail.