Vous manquez de temps dans vos projets? Vous avez l’impression de passer vos journées dans des réunions? Vous avez de la difficulté à faire le suivi de vos dossiers? Vous êtes probablement victime de la « réunionite » trop souvent présente dans nos milieux de travail.
En effet, le communicateur aguerri se retrouve souvent sur plusieurs projets à la fois, conseillant, aidant, s’impliquant et offrant son expertise. Toutefois, dans plusieurs entreprises, votre apport dans ces divers projets implique que vous siégez sur un comité et assistiez à de longues réunions. Et les projets s’échelonnent de cette façon. C’est sans fin.
Bien qu’il soit parfois possible de changer les choses et d’activer les processus (puisque vous êtes un gestionnaire de projet hors pair), voici mes trucs et conseils pour mettre fin à la « réunionite » aiguë et vous en sortir!
1. Précisez vos attentes
Vous convenez que l’équipe a besoin d’une rencontre de mise au point mais avez seulement une heure devant vous? Dites-le! Fixez vos attentes avant ou en début de réunion afin que tout le monde soit dans le même mode. Les points essentiels seront abordés et ce qui peut attendre attendra.
Il convient de préciser ses attentes et disponibilités, même si ce n’est pas vous qui animez ou prévoyez la rencontre. Vous faites partie de l’équipe et votre façon de fonctionner vaut autant que les autres. Cela implique également que vous aurez à sortir d’une réunion lorsque vos attentes ne sont pas ou ne sont plus respectées.
2. Préparez-vous à l’avance
Afin d’éviter les malentendus et les conversations inutiles, préparez adéquatement vos réunions. Établissez un ordre du jour et distribuez-le à l’avance. Vos collègues pourront le consulter et proposer des modifications à l’avance. De cette façon, tous les participants connaîtront le contenu exact de la rencontre et pourront s’y préparer en conséquence. Indiquez l’importance et la pertinence pour eux de lire et de se préparer. C’est aussi une bonne occasion de préciser vos attentes (truc no1)!
3. Définissez un objectif
Chaque rencontre d’équipe doit avoir un objectif. Sinon elle ne devrait pas avoir lieu! Tous les membres doivent connaître le but de la réunion et se sentir interpellé. En se sentant concernés, vos collègues ne seront que plus pertinents et prêts à réaliser cette rencontre avec l’objectif fixé. Cet objectif doit être assez précis et réalisable. Utilisez la méthode SMART!
4. Pensez aux sous-groupes!
Réfléchissez à la présence des membres de l’équipe. Est-ce que tous doivent être présents ou pourraient-ils lire un compte-rendu? S’agit-il d’un suivi de dossier qui nécessiterait une rencontre éclair avec une ou deux personnes impliquées? Parfois, par souci de transparence, on convoque tout le comité à une réunion qui ne concerne pas directement tout le monde. Si les sujets discutés dans une rencontre à 2 sont communiqués à tous les membres par la suite, tout le monde sera informé et tout le monde aura économisé temps et énergie.
5. Utilisez les bons outils
À toutes les étapes de planification, réalisation et post-mortem de réunions, utilisez les outils technologiques qui vous faciliteront la vie!
Ai-je besoin de mentionner Doodle? Assurez la présence de tous avec cet outil facile à utiliser.
Planifiez votre ordre du jour dans un Google Document. Tous les partenaires pourront le consulter et le modifier, en évitant l’échange de courriels et de multiples versions de fichiers. Vous pouvez créer un dossier partagé dans votre Google Drive dans lequel vous pourrez déposer tous les documents nécessaires aux réunions, mais aussi à tout le projet.
Vous pouvez aussi utiliser Icebergs. Il s’agit d’une récente plateforme qui permet de gérer vos documents, vos favoris et liens intéressants ainsi que vos commentaires et notes en un seul endroit.
Vous faites un compte-rendu ou un procès verbal de votre rencontre? Pourquoi n’utilisez-vous pas la fonction « Suivi des modifications » dans Microsoft Word? C’est bien simple et intégré à tous les postes de votre équipe! Vous voyez en un coup d’œil les changements apportés, identifiés selon l’auteur de ceux-ci, et vous pouvez les accepter en un clic. À utiliser davantage!
Pour en lire davantage sur la « réunionite » et ses solutions, voici quelques sources utiles.
– Workopolis : 8 remèdes efficaces contre la « réunionite »
– CMS Wire : 9 ways to avoid ‘Meeting Mania’
– Le Figaro.fr : 5 astuces pour soigner la « réunionite » aiguë
Gestion de projets en communication 
Bien d’accord avec les différentes astuces proposées. Au bureau, nous avons toujours un animateur qui se charge d’orienter les discussions et de s’assurer que nous priorisons les points importants. Avoir un « time keeper » peut aussi être une façon de garder le cap tout au long de la rencontre en évitant les échanges interminables.
En lisant l’intro de votre texte je me rends compte que je souffre définitivement de réunionite… C’est vrai que souvent on perd l’objectif de vue et qu’on s’enlise dans des conversations inutiles. Je vais garder vos astuces en tête lors de mes prochaines réunions pour gagner du temps!
Récemment nous avons commencer à planifier le temps de nos réunions et ajouté le rôle du contrôleur de temps et déjà on remarque une grande différence! Je suis la personne qui rédige les ordres du jour et je vais clairement aller à la découverte des outils présentés ici 🙂
J’ai bien aimé les remèdes et astuces de cet article ainsi que dans les liens proposés! Je vais essayer d’en adopter quelques-uns au travail!
Au bureau, nous utilisons Lync, un outil de Microsoft, qui permet du clavardage entre les employés, mais aussi un service de réunion virtuelle (conférence téléphonique ou vidéoconférence). Cet outil permet une économie de temps en déplacement!