La gestion des réunions – Comment gérer une session de remue-méninges

Le temps est précieux dans la gestion d’un projet et pour ne pas que les réunions deviennent ardues et une perte de temps, voici une méthode de gestion de session de remue-méninges.  Si vous n’étiez pas au courant, l’expression « brainstorming » a été inventée en 1953 par une équipe menée par Alex Osborn, un cadre en publicité. D’après Osborn, faire du remue-méninges veut dire utiliser le cerveau pour résoudre un problème faisant appel à la créativité.

Il y a deux phases à une session de remue-méninges, la réunion proprement dite et l’évaluation des idées issues de la réunion.  Il est très important dans la réunion d’éviter que les participants fassent des commentaires, tant positif que négatif, sur les idées des uns et des autres pour ne pas empêcher l’expression des idées extravagantes ou folles qui aident à établir une atmosphère d’ouverture et de créativité. Plus les participants se sentiront à l’aise de s’exprimer plus la réunion à des chances de succès.

 Dans la préparation de la session, il est important de définir le sujet du remue-méninges. Assurez-vous que tout le monde comprend et est d’accord sur ce sujet et désignez un meneur de réunion et un preneur de notes à l’avance.

 Le rôle du meneur est très important dans la réunion. Son rôle consiste à encourager les idées à émerger du groupe. Pour cela, il doit poser des questions pour aider à formuler des idées brèves, indiquer au preneur de notes ce qui doit être retenu; éliminer les jugements de valeur et les critiques; maintenir le dynamisme de la séance; essayer de s’assurer que tout le monde participe et finalement s’assurer que l’équipe suit les orientations. 

La session de remue-méninges 

• Préparez un tableau papier, un tableau noir, des fiches, ou d’autres supports d’écriture afin que tout le monde puisse lire les idées
• Expliquez les règles pour le remue-méninges et éventuellement écrivez-les là où tout le monde peut les voir 
•  Toute idée est valable
•  Aucune critique ou louange n’est permise 
• Ne pas interrompre celui qui parle
• Être bref et clair
• Il est permis de demander la clarification d’une idée, mais pas d’en débattre
• Ne pas être effrayé d’être original et extravagant
• Il est permis de laisser passer un point si vous n’avez aucune idée

Quand le temps imparti est terminé, ou que plus aucune idée nouvelle n’est générée, le meneur clôture la séance de remue-méninges. La deuxième phase, l’évaluation des idées, peut se faire juste après la fin de la séance ou à une réunion ultérieure, tout dépend de l’ampleur du projet et de la gestion du temps.

 L’évaluation des idées 

Il n’existe pas de règles spécifiques, et cela peut se faire de différentes manières. Les points suivants sont à ne pas oublier :

• Examiner toutes les idées
• Regrouper les idées similaires
• Rejetez les idées qui ne marcheront pas, mais assurez-vous que tout le monde est d’accord. Il pourrait y avoir des « valeurs cachées » dans des idées extravagantes
• Révisez les idées qui ne sont plus claires.

À la fin de la séance, vous aurez obtenu une liste d’idées exploitables et intéressantes qui peuvent être utilisées dans le travail futur. À ce stade, le chargé de projet doit s’assurer de pouvoir informer son équipe sur les questions suivantes :

• Comment les idées seront-elles insérées plus avant dans le projet?
• Qui travaillera dessus?
• Quand les résultats seront-ils révélés à l’équipe?

Source : http://docs.biztree.com/templates/guide_comment-mener-une-session-de-remue-méninges/2476/

              http://www.unesco.org/csi/pub/info/seacam8.htm#’Remue-méninges’