La technologie a évolué à vitesse grand V. Mais avons-nous suivi la cadence? Avons-nous changé nos habitudes de façon à bénéficier du maximum que nous offre la technologie d’information?
Dans le cadre du cours de gestion de projets en communication, je suis tombée fortuitement sur un article ayant pour thème la productivité. Il semble que dans notre société, le rendement, la performance, le plus que parfait soit une norme. Il devient donc impératif de se munir d’instruments qui optimisent notre capacité pour aller plus vite que vite, et ainsi être meilleur que meilleur.
that happened centuries ago.”
Ceci m’amène donc à vous présenter un groupe de chercheurs constitué de Sinan Aral, Erik Brynjolfsson et Marshall Van Alstyne. Ils ont récemment publié dans le MIT Sloan Management Review les résultats de leurs études en regard au nouveau contexte permis par l’émergence des nouvelles technologies de l’information. Ils nous présentent donc quatre recommandations qui favorisent la productivité individuelle des travailleurs :
1) Be an “information hub” in your network and maintain a diverse network of contact.
Faire l’envoi massif de courriel n’est pas en somme une garantie d’efficacité ou de productivité. La clé est de s’assurer d’être au centre de l’action et donc de l’information, tout en bénéficiant d’un réseau de contacts diversifié.
2) Keep your e-mail messages brief and focused
Selon les auteurs de l’étude, les personnes qui prennent l’habitude d’écrire des courriels de type roman ne jouissent pas de la même productivité que leurs confrères que l’on considère comme étant plus directs. Il faut donc être clair, concis, et court dans la rédaction de courriers électroniques. Ceci encourage une rétroaction plus rapide, et accroît donc la productivité en milieu de travail.
3) Use technology such as e-mail to multitask more – within reason
L’utilisation des courriels comme outils de travail permet manifestement une hausse de productivité. Toutefois, les chercheurs ont remarqué que cette pratique peut s’avérer néfaste si elle est utilisée à mauvais escient. La multitâche excessive réduit considérablement la productivité puisqu’elle traduit un éparpillement et donc une certaine désorganisation. Comme quoi la modération a bien meilleur goût!
4) Delegate routine information work to subordinates and use information-support systems.
Déléguer certaines tâches relatives à l’utilisation routinière des technologies de l’information aurait pour effet d’augmenter la productivité du travailleur. Ceci permettrait par la même occasion d’avoir accès à une source spécialisée en la matière, ce qui optimise le rendement.
Ces quatre recommandations révèlent une réalité professionnelle où les opportunités sont multiples. Certes, la productivité fait manifestement partie de l’équation du succès. Qu’en pensez-vous?
Gestion de projets en communication 
Cette recherche est très intéressante, en ce sens où la productivité est de plus en plus importante dans les différents milieux de travail. Par exemple, il faut être productif pour se démarquer ou encore pour avoir de la reconnaissance.
Certaines personnes peuvent passer une journée entière pour retourner des courriels ou encore prendre leurs courriels, ce qui devient tout à fait absurde étant donné qu’il s’agit, à la base, d’un des outils de communication au sein des entreprises. Comme l’étude le dit, l’utilisation des courriels peut s’avérer néfaste si elle est utilisée à mauvais escient. Donc, je crois que c’est à ce moment-là qu’il est intéressant de se demander si l’envoi de notre courriel est vraiment nécessaire. Parfois oui, mais cette réflexion demeure importante. Dans certains cas, un débordement de courriels devient quasiment une gestion en soi.
La productivité, cette fameuse et belle productivité, point de référence pour l’évaluation, l’avancement de carrière, la mesure de l’ambition. Je ne nie pas la pertinence des éléments amenés par ces chercheurs. Ils sont justes, prouvés et font fréquemment parties des formations que nous recevons sur l’art de réussir et d’être efficace.
Cependant, suis-je la seule bizarroïde qui aimerait pouvoir mesurer la qualité d’un gestionnaire à l’aide… de ses qualités humaines ET professionnelles? Le bon gestionnaire n’est pas celui qui gère ses courriels à la perfection, qui n’écrit que le strict nécessaire ou qui délègue tout ce qu’il lui apparait ennuyeux à faire ou mieux encore, tout ce qu’il se croit trop important pour faire. Un bon gestionnaire à mes yeux sera celui qui saura faire preuve de gros bon sens, celui qui utilisera sa tête et non seulement son portefeuille et/ou son ego pour gérer son quotidien et son équipe de travail. Il utilisera ses expériences de travail et de vie, ses compétences, ses intérêts pour faire en sorte que le milieu de travail soit des plus agréables pour tous, dans les limites du raisonnable évidemment. De là provient une vraie productivité. Des super-héros qui ont toutes les réponses, sont connectés sur leur Iphone courriel-Internet-Facebook-Tweeter-FourSquare 24/24, ne se blessent jamais, ne souffrent jamais, meurent et ressuscitent dix fois, restent insensibles aux drames de leur environnement sans quoi ils pourraient être considérés comme des gestionnaires faibles et indignes d’un poste de haute direction? Non merci, je n’évalue pas la valeur d’un bon gestionnaire à l’aide de ces critères. J’ose même espérer faire partie de cette génération de leader à caractère humain. C’est à suivre.
Avis aux personnes qui, une fois pour toutes, veulent éclaircir la question de la gestion des courriels, voici un petit bouquin sur le sujet : « Gérer son temps dans l’utilisation du mail » aux éditions Demos.
Bonne lecture !