Lancement d’une équipe virtuelle

Vous êtes gestionnaire de projet responsable pour le lancement d’un nouveau produit. Il n’est plus question d’engager des ressources basées par proximité. Vous avez l’opportunité de chercher la créativité à travers le monde ! Mettez-les sur le bon chemin avec des bonnes pratiques.

L’équipe de marketing est au siège social à Colorado, votre graphiste habite à Toronto, le rédacteur à Montréal et le manufacturier est en Chine. Qu’importe la situation, vous avez besoin de gérer une équipe localiser autour le monde avec un plan de communication qui doit prendre compte de plusieurs fuseaux horaires, des cultures différentes et sans supervision directe. Comment s’assurer que votre projet sera livré en temps, dans le budget et avec la qualité désirée ?

  1. Lancer un kick-off officiel

Si vous avez seulement une rencontre en personne, faites-le au début. Une rencontre physique, même si c’est couteux, fait preuve aux membres d’équipe qu’il y a une personne à l’autre bout de la ligne et non une machine. C’est probablement votre seule opportunité pour du team-building. Investir dans les relations vous servira lorsque les distances et la diversité posent des défis.

  1. Slow down to speed up

Prendre le temps de s’assurer que tous les membres de l’équipe ont l’accès, la technologie, et les ressources nécessaires pour procéder avec leurs tâches. C’est la bonne pratique pour le travail à distance. Plus le projet est complexe, plus vous devez prendre le temps pour gérer les besoins initiaux de chaque membre de l’équipe pour ne pas se trouver empêché inutilement. Dès le début du projet, il faut se garantir la disponibilité de toutes les ressources pour assurer l’intégrité de votre chaine de projet.

  1. Choisir un outil de communication

Il n’est plus question de gérer votre projet par courriel. humanoides_beamCertains outils offres des solutions sophistiquées avec des robots téléprésence qui vous permet de vous promener dans les bureaux physiquement. Mais la majorité des projets nécessitent simplement un suivi qui permet une supervision du progrès. Un bon outil de gestion de projet est impératif ! Selon l’article Managing a Virtual Team du Harvard Business Review, pour la gestion de communication d’une équipe virtuelle, il y a trois éléments essentiels dans votre choix d’outil : la simplicité, l’accessibilité et la fiabilité.

Votre outil de gestion servira non juste pour la communication, mais pour la collaboration qui est clé pour les relations entre les membres de l’équipe. Un bon logiciel de gestion de projet comme Basecamp ou Redbooth servent comme intranet de projet et vous permettent d’assigner des projets et suivre leur développement en temps réel.  Redbooth est aussi unique dans sa capacité de créer des tâches à partir de votre courriel. Des échanges sont consolidés et deviennent visibles à l’équipe.

Votre équipe virtuelle dépend de votre leadership en tant que gestionnaire de projet de s’approvisionner la communication d’équipe. La chaine du projet dépend sur la clarté et facilité d’accès aux informations.

La réussite de votre projet découle d’un bon lancement de votre équipe !

3 commentaires sur “Lancement d’une équipe virtuelle

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  1. Le point 1 est très pertinent: une rencontre initiale demeure essentielle pour motivée et engager l’équipe d’un nouveau projet. Qu’ils travaillent de chez eux ou dans un autre bureau, les membres de l’équipe sont éloignés géographiquement et ne vivent pas au sein d’une entreprise qui véhicule des codes culturels et corporatifs leur permettant de se sentir intégrés. De plus, ils ne peuvent pas interagir de façon réelle, au sein de cette entreprise, ce qui demeure essentiel et motivant.

    Le point 2 est aussi très intéressant : la simplicité dont on parle dans cet article https://gestiondeprojetsencommunication.wordpress.com/2014/03/17/gestion-de-projets-les-strategies-mobiles-pour-une-meilleure-efficacite/#comments est importante.
    On passe beaucoup de temps aujourd’hui à penser à des outils de travail innovants, grâce aux nouvelles technologies. Mais parfois, les moyens en place, aussi simples soient-ils, fonctionnent et conviennent très bien à l’équipe en charge du projet.

  2. Tout à fait d’accord avec le commentaire de Lauren et l’article ci-dessus. J’ajouterais toutefois qu’en plus des points mentionnés, il est important de bien définir les rôles de chacun lors du lancement de l’équipe. Bien que ce soit évident, la définition des rôles devient une priorité lorsque les membres de l’équipe ou de la chaîne de projet ne peuvent se rencontrer physiquement. Une mauvaise compréhension de qui fait quoi peut mettre en danger un projet qui autrement fonctionnerait bien.

  3. La gestion d’un projet avec des ressources à distance est certes un grand défi! Le leadership du gestionnaire de projet et sa capacité à favoriser la communication d’équipe, mentionnés en conclusion de l’article, me semblent effectivement des éléments clés au succès d’une telle entreprise. En effet, même si on suit les 3 premiers points mentionnés dans cet article, il y a un risque plus grand de confusion en cours de route si le gestionnaire de projet n’a pas le leadership nécessaire… La distance crée un bon coefficient de difficulté!

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