La communication au sein d’une équipe : à ne pas négliger

Lorsque l’on travaille en équipe il faut s’assurer d’avoir une bonne communication sinon on peut faire face à plusieurs malentendus, «La communication est un élément essentiel du management de projet [1]». Dans l’entreprise où je travaille tout est mis en place afin que la communication soit efficace entre les employés; les bureaux sont à aire ouverte, des îlots permettent d’avoir des réunions improvisées, des salles de conférences sont à même notre département et la directrice est souvent présente pour répondre aux questionnements que nous pouvons avoir. Mais outre l’emplacement physique, il faut faire preuve de communication efficace lorsqu’on est chargé de projet.

Nous avons un système bien simple, nous n’avons pas réinventé la roue, mais nos différentes façons de communiquer  nous permettent de s’assurer que tous savent ce qu’ils ont à faire. Voici un résumé des outils que nous utilisons :

Outil Parties prenantes Durée Fréquence Responsable
«Kick-off meeting» Équipe projet, client, direction, création et rédaction 1 heure 1 fois Chargé de projet
«Status meeting» Équipe projet, client, direction, création et rédaction 1 heure Hebdomadaire Chargé de projet
Réunion de production Création et chargé de projet 20 minutes Quotidienne Chargée de projet
Réunion de gestion Directrice et chargé de projet 30 minutes Quotidienne Directrice

Tout d’abord un plan de projet est mis en place à l’aide du logiciel excel et distribué à tous les membres de l’équipe lors du «kick-off meeting». Les tâches sont attitrées à ceux-ci lors de cette réunion.

Puis le chargé de projet établi un lieu et une heure pour les rencontres hebdomadaires «status meeting» avec l’équipe projet, le client, la direction, la création et la rédaction. Cette rencontre permet de poser les questions au client et de déterminer les prochaines étapes du projet, mais également de résoudre les problèmes qui peuvent  survenir. Suite à cette réunion, un résumé est envoyé à tous afin de s’assurer des objectifs de la semaine en cours.

De plus, une rencontre quotidienne de production a lieu entre le chargé de projet et l’équipe de création afin d’établir les priorités de la journée.  Un courriel récapitulatif est ensuite envoyé afin de s’assurer que tous en chacun connaissent les priorités de la journée.

Et finalement une rencontre hebdomadaire entre le chargé de projet et la directrice permet de répondre à toutes les questions qui peuvent être soulevés mais agit également à titre de réunion de «coaching».

En résumé, on trouve parfois que nous avons trop de réunions, mais lorsqu’elles sont effectuées efficacement elles permettent souvent d’avancer le projet plus rapidement.


[1]  http://www.demos.fr/fr/chaines-thematiques/management-de-projet/pages/actualite.aspx?NewsId=25, «Interview – Expert-Maîtriser la communication en management de projet», Christophe Garnier, consultant Demos – PMP


2 commentaires sur “La communication au sein d’une équipe : à ne pas négliger

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  1. Dans le cadre de mon travail, nous fonctionnons de manière similaire, toutefois, nous n’avons pas des rencontres quotidiennes avec les créatifs ou avec la directrice. Je dirais que pour ce qui concerne la vice-présidente, dans mon cas, des réunions hebdomadaires ont lieu lors de la préparation du projet et par la suite lors de la dernière semaine du projet, les réunions seront plus fréquentes.

    Pour les réunions de production, il est difficile d’en avoir à chaque jour, car nous avons bien entendu plus d’un seul projet en même temps, en plus d’avoir nos tâches quotidiennes respectives. Nous ne pouvons donc pas avoir des rencontres à tous les jours, toutefois, si quelqu’un a besoin de support ou de suggestions, nous aurons des rencontres ponctuelles entre les membres de l’équipe.

  2. Je suis tout à fait d’accord avec l’importance de la communication au sein d’une équipe. Trop souvent, les gestionnaires gardent des informations qui seraient réellement utiles à leurs subalternes. Par contre, une abondance d’informations ou de réunions n’est pas mieux: les employés risquent de ne plus les prendre au sérieux si une bonne partie de ces informations ne les concernent pas vraiment. Pour la fréquence des rencontres, je crois que ça diffère beaucoup selon la culture de l’organisation et le type de projet à réaliser. C’est au gestionnaire de veiller à ce que toute l’information nécessaire à son équipe circule bien, afin que le travail soit maximisé le plus efficacement possible.

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