Gestion d’un événement = quelques nuits blanches, mais expérience très enrichissante!

L’an dernier, j’ai fait un stage de quatre mois au Centre de santé et de services sociaux à Trois-Rivières comme conseillère en communication. Ce stage me permettait de concrétiser trois ans de théories apprises lors de mon baccalauréat en communication sociale en une expérience de travail enrichissante.

 Mon mandat principal était d’organiser un événement pour célébrer le travail des employés oeuvrant au sein du CSSSTR. L’événement était d’envergure puisqu’il sollicitait la participation  de plus de 1600 employés répartis dans 9 centres différents.

 L’événement (la fête des travailleurs) en était à sa deuxième édition lors de mon stage et la première édition avait été un réel succès. Je devais donc trouver de nouvelles idées afin de donner le goût aux employés de participer une seconde fois à l’événement et ce dans un court délai.

 Étant la responsable du projet je devais m’occuper entre autre des communications de l’événement. Cela a été une tâche ardue de rendre l’information accessible à tous les employés puisque toutes les équipes  n’étaient dotées d’un poste informatique ou l’information ne se descendait pas dans les équipes de travail. Je collaborais avec le comité de gestion de l’événement. Je devais leur soumettre tous ce que je faisais par rapport à l’activité et ils l’approuvaient. Cela prenait parfois quelques semaines avant que j’aie des nouvelles, ce qui me ralentissait dans mes tâches, mais nous arrivions toujours par nous communiquer les informations.

 Le budget avait été coupé de moitié comparativement à celui de l’année précédente, car toutes les activités reliés à la pandémie (soirée remerciement pour les bénévoles, 5à 7 pour remercier les employés de leur collaboration etc.) avaient dépassé le montant alloué.

Le défi était de taille, mais je m’en suis tout de même bien sortie. J’ai passé quelques nuits blanches à chercher des idées qui sortaient de l’ordinaire et qui donneraient le goût aux employés de prendre part à l’activité, et ce,  tout en respectant le budget octroyé.

L’événement a eu lieu et tous ont grandement apprécié leur soirée. Ce qui a contribué au succès de la deuxième édition est le soutien apporté par le comité de gestion. Les nombreuses réunions ont permis à ce que tous soient au courant des tâches accomplies par chacun et du travail qu’il restait à effectuer. Cela a été une expérience très enrichissante et même si mon niveau de stress a grimpé lors de ces quatre mois de stage le défi en valait la peine.

2 commentaires sur “Gestion d’un événement = quelques nuits blanches, mais expérience très enrichissante!

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  1. Mylène, tu amènes un bon point, qui ne touche plus beaucoup d’environnement de travail. Les employés qui ne possèdent pas nécessairement d’ordinateurs à leurs postes de travail sont moins nombreux qu’ils étaient. Tout comme toi, j’ai eu m’adapter à ce genre de problématique pendant mon stage au Service de police de la Ville de Montréal. Non seulement les policiers n’ont pas toujours accès à un ordinateurs, mais lorsqu’ils les utilisent ils n’ont as de temps à perdre à aller voir leur courriels et en plus, ils ont des horaires sur 35 jours, de jour, de soir et de nuit, et sont éparpillés dans plusieurs lieux de travail. La communication peut s’avérer assez complexe. En outre, certains grades doivent avoir l’information et eux, la transmettront à leurs subalternes.

    Dans mon cas je devais produire un plan de communication pour les 7 000 employés du SPVM ainsi que pour le public externe. Tout un mandat. Il y a plus d’une quarantaine de postes de quartier, un quartier général, quatre centres opérationnels et plusieurs autres lieux de travail dans dispersés dans la métropole.

    Bien sûr le courriel est le moyen le plus efficace pour les travailleurs qui travaillent avec un ordinateur. Ensuite il y a les affiches, que j’ai distribuées dans les postes de quartiers. Or, la plupart du temps, plus il y a d’affiches, moins on les regarde.

    Cependant, avec ce genre de public cible, éparpillés dans plusieurs lieux et sur plusieurs horaires, je crois fortement que si l’on veut être certain de rejoindre tout le monde, la présence physique est encore le meilleur moyen ! Pour ma part, afin d’en rejoindre, j’ai non seulement envoyé des courriels et posé des affiches mais je me suis également promenée pendant plusieurs semaines sur les trois chiffres (nuit, jour et soir) dans les différents lieux de travail.

    J’ai donc pu voir un maximum de personnes, en plus de pouvoir discuter avec eux et leur expliquer mon projet. La bonne vieille méthode du face à face demande sans doute un effort de plus, mais est toujours aussi efficace !

    1. Je suis tout à fait d’accord avec toi.
      Pour ma part, j’ai envoyé des courriels, posé des affiches dans les toilettes de tous les établissements et contacter avec l’aide d’une agente administrative les employés.
      L’approche qui a le plus fonctionné: le téléphone!!!!
      Dans mon cas ce qui n’aidait pas était aussi l’information qui ne se descendait pas dans les équipes. Il a fallu faire une mise au point auprès des gestionnaires pour qu’ils descendent l’information dans leurs équipes.

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